Por su naturaleza, todas las iniciativas tecnológicas requieren de muchos recursos y tiempo de análisis, diseño, definición e implementación y muy pocas de ellas cumplen rápidamente las expectativas de los directivos, usuarios y técnicos.
Los proyectos de TI necesitan plazos prudentes, obligan al consenso y exigen muchos esfuerzos y recursos.
Una compañía constructora inició un proyecto del cambio de las Tecnologías de la Información-TI, al principio realizaron algunas reuniones en una caseta de una de las Obras de la empresa, en la que apenas iniciaban el movimiento de tierra.
Pasaron 5 meses y regresaron a la Obra a hacer otra reunión del proyecto de TI y ya la construcción avanzaba rápidamente, habían hecho las fundaciones y los muros de más de 35 casas y mientras tanto, el grupo de trabajo del proyecto de TI aún no había definido las herramientas a utilizar.
Por otra parte, en el fútbol (y en otros deportes) siempre hubo jugadores que hicieron tres goles en su primer partido lo que lleva a los hinchas a esperar lo mejor, sin embargo, después el jugador no tiene buen rendimiento y lo que parecía prometedor, no se concreta.
Estas dos historias reales y simpáticas sirven como analogía de lo que sucede en los proyectos de TI los cuales son muy lentos y dispendiosos en todas sus fases.
En este contexto, es muy difícil encontrar una iniciativa o actividad tecnológica en la que los participantes afirmen que se cumplieron muy rápidamente las expectativas en aspectos como los siguientes:
- Tiempo
- Alcance
- Costos
- Uso de los recursos y demás aspectos.
Estos dos proyectos de implementación de software fueron exitosos en el tiempo y los costos y cumplieron las expectativas.
En los dos proyectos que se describen a continuación, fue posible superar muy rápidamente los obstáculos presentados y salieron adelante mediante dedicación, paciencia, persistencia e ingenio, con el liderazgo de la alta dirección, el trabajo en equipo de todos los participantes y la correcta elección de buenas herramientas y proveedores.
Las iniciativas fueron las siguientes:
- El software ya existía, no había que desarrollarlo
A finales de los años 70 una empresa textil y de confecciones inició la sistematización de su información y para hacerlo utilizó un Service de datos y los programas de una empresa similar.
Dada la similitud de las compañías y de sus procesos, los técnicos sólo le cambiaron los títulos y otros detalles al código que usaba la empresa vendedora del software.
El proceso consistía en elaborar los documentos en los almacenes de producto terminado, llevarlos a digitar donde un tercero y de allí enviar las tarjetas perforadas al Service, realizar su procesamiento y entregar de los documentos y los listados a los usuarios.
Mediante esta estrategia, a los dos meses de adquirido el software, inició el procesamiento diario de la información.
El proyecto fue muy exitoso en tiempo, en costo y en el logro del objetivo esperado.
El software ya existía, no había que desarrollarlo
En 1977 implementaron exitosamente, en menos de dos meses, el software de otra empresa.
- Le dieron prioridad al software académico sobre el BPM
La Universidad necesitaba una solución para la información académica y no lograba conseguirla por el alto costo y porque había pocas opciones en el mercado, entonces inició un proyecto de BPM para mejorar los procesos pero un nuevo proveedor ofreció un aplicativo académico.
El nuevo sistema soportaba bien el proceso de matrículas, la digitación de calificaciones, las consultas en forma interactiva por los estudiantes y profesores, la posibilidad de adicionarle detalles propios de instituciones universitarias y, más adelante, la digitalización de documentos.
La implementación se hizo en un mes de diciembre y en enero ya inició el nuevo aplicativo logrando muy buenos resultados para la institución, los docentes, los estudiantes y los demás usuarios.
Cambiaron el software académico y cancelaron el BPM (2/2)
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