Cambiaron el software académico y cancelaron el BPM (2/2)

Le dieron prioridad al software académico sobre el BPM (ver la Entrada con el mismo título 1/2)

Las instituciones de educación superior utilizan las disciplinas y soluciones de software para apoyar sus necesidades académicas y administrativas.

Los módulos académicos manejan la información y los procesos de los docentes, estudiantes, pensum, calificaciones, entre otras.

Una Universidad poseía un aplicativo académico con una funcionalidad muy limitada, era administrado por una sola persona, no tenía posibilidades de mejora, el soporte lo hacía un tercero sin ningún respaldo (porque el proveedor del aplicativo lo desarrolló y lo abandonó).

El sistema no soportaba bien las matrículas, no permitía que los profesores hicieran la digitación de las calificaciones por la web ni la consulta de la información por los estudiantes.

Dadas las limitaciones de esta aplicación y las pocas posibilidades de cambio por el alto costo, la rectoría y los responsables de la administración y de admisiones y registros, analizaron las opciones y decidieron contratar la implementación de un sistema BPM (Business Process Management) el cual apoyaría a la administración en los procesos y la información digitalizada de la documentación asociada a los mismos, entre otras funcionalidades.

Aunque hubo algunas dificultades con el software y con el proveedor, la implementación avanzaba a buena velocidad cuando se recibió un ofrecimiento para cambiar el software académico por una solución web, con buena funcionalidad y a un costo razonable.

El nuevo sistema soportaba bien el proceso de matrículas, la digitación de calificaciones, las consultas en forma interactiva por los estudiantes y profesores, la posibilidad de adicionarle detalles propios de instituciones universitarias y, más adelante, la digitalización de documentos.

La implementación se hizo en un mes de diciembre y en enero ya inició el nuevo aplicativo logrando muy buenos resultados para la institución, los docentes, los estudiantes y los demás usuarios.

Posteriormente, según lo prometido, el proveedor le fue incorporando nuevas funcionalidades que la universidad utilizó en una forma fácil, obteniendo avances importantes.

Consideraciones

• La prioridad era solucionar las deficiencias del software académico y por ello las demás tecnologías se supeditaban al mismo.

• A veces estas decisiones tienen implicaciones negativas.

• En este caso sacrificaron definitivamente, el proyecto de la implementación del software BPM (Business Process Management).

• Este aplicativo ya tenía cargada la información documental de los estudiantes en forma digital y al cambiar el aplicativo académico la universidad tomó la decisión de suspender la ejecución de esta iniciativa.
• En general, las instituciones deben estar alerta y buscar periódicamente en el mercado las tecnologías para resolver sus necesidades de información.
• Además, debido a los altos costos de las mismas, deben promover acuerdos con los proveedores para adecuar las negociaciones a las posibilidades de las entidades que las requieren y no posean todos los recursos para conseguirlas.