Descripción del Paso a Paso para realizar el mejoramiento
Para realizar la intervención y el mejoramiento de la información y los procesos de la organización es conveniente utilizar una guía, a continuación se propone un Paso a Paso para hacerlo.
Estos son los cinco pasos para hacer el levantamiento de la situación inicial, la evaluación, el diseño, la definición y la implementación de los métodos y herramientas para mejorar la información y los procesos (ver la figura).
Paso a Paso
A continuación se hace una descripción general y en cada uno de los pasos hay explicaciones en mayor detalle de ellos:
- La parte inicial comprende la gestión del proyecto, la elección del gerente del proyecto, la conformación del grupo de trabajo con los usuarios implicados, la asignación de la responsabilidad del proyecto y la planeación y definición de su ejecución.
- Paso I – Análisis:
Incluye la revisión de la estrategia institucional, los objetivos, los proyectos, los procesos (registrados en la documentación existente), la elaboración de las planillas de los procesos, la tecnología disponible, los requerimientos, las expe y el informe correspondiente. - Paso II – Diseño:
Profundiza en algunos aspectos del análisis y en la elaboración del diseño de las estrategias, las herramientas y los métodos.
Además comprende la formulación de los proyectos, el análisis de las soluciones y las posibilidades para llevar a cabo el diseño. - Paso III – Definición:
En primera instancia la alta dirección de la empresa elige las estrategias, las mejoras tempranas, los proyectos a llevar a cabo y las prioridades para su implementación.
También se definen las opciones de dar continuidad a algunas de las herramientas existentes y para adquirir y/o contratar la construcción de las nuevas tecnologías (mediante recursos propios, proveedores y/o contratistas)
Además se determinan los métodos a utilizar. - Paso IV – Implementación:
Inicia con la elaboración de un plan que incluye, las mejoras tempranas, los proyectos y los recursos necesarios y posteriormente la implementación en sí. - Paso V – Iteración:
Comprende la post-implementación de la plataforma existente y la repetición del ciclo porque la dinámica permanente de las organizaciones obliga hacer la revisión, cambio y ajuste del análisis, el diseño, la definición o la misma implementación (los cuatro son representados con la línea punteada en el gráfico).
Esta dinámica ocurre por cambios en el entorno externo e interno, las nuevas necesidades, la disponibilidad de las nuevas tecnologías en el mercado y porque, al momento de hacer los ciclos de planeación, surgen nuevas iniciativas y modificaciones en la plataforma existente.
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