Después de implementar el ERP y un módulo a la medida para sus Pedidos, esta empresa desarrolló de nuevo este módulo con otro enfoque y con recursos propios.
Una empresa metalmecánica implementó un ERP internacional y desarrolló una primera versión de un módulo que resolvía los requerimientos propios de los Pedidos de los Clientes para atender las ventas rápidas y la fabricación de mostrador (que implica la realización de procesos productivos).
El módulo lo desarrolló el partner colombiano del proveedor extranjero del ERP y por fuera del mismo.
Lo hizo en la siguiente forma:
ERP + Desarrollo a la Medida por fuera del ERP: En la gráfica, la parte izquierda representa el ERP (en color azul) y el desarrollo a la medida de los pedidos de clientes (en color amarillo) para manejar sus propios datos y mover la información hacia y desde el ERP.
Los pedidos capturados con el Módulo entraban al ERP y, en forma automática, allí se realizaba los procesos desde la cotización, la orden de venta y los demás pasos para que el usuario continuara el proceso en las pantallas del ERP.
Un buen número de usuarios usaba el sistema de Pedidos de los Clientes y no utilizaba el ERP, en especial los vendedores.
ERP + Desarrollo a la Medida (al interior del ERP)
Durante dos años la empresa usó este módulo y también estudió las mejoras, las nuevas necesidades y planteó la posibilidad de hacer un nuevo desarrollo para reemplazar el existente y después de analizarlo en detalle, decidieron desarrollarlo al interior o dentro del ERP, en la siguiente forma:
ERP + Solución a la Medida al interior del ERP: Esta alternativa era factible porque el fabricante del ERP le ofrecía a sus clientes las facilidades de usar partes de su código para resolver las necesidades mediante los “conectores” y para guardar los datos propios de las empresas (los no estándar) en unos campos adicionales que se configuran en las tablas de las bases de datos.
La parte derecha de la gráfica representa el ERP (en color azul) y los campos adicionales para los datos propios de la empresa (en color amarillo).
La segunda versión del módulo la desarrolló la empresa, con recurso propios y dentro del ERP.
Basados en estos análisis, la empresa decidió elaborar el módulo bajo las siguientes condiciones:
- Que permitiera instalar las actualizaciones del fabricante del ERP porque en la forma como estaba hecho el código de la primera versión no era posible hacerlo porque al actualizar las actualizaciones desconocía lo que no fuera original del proveedor.
- El usuario usaría solamente el ERP y no utilizaría otro módulo como en la versión anterior.
- El software sería propiedad de la empresa, no del contratista.
- Utilizaría una licencia del software ERP por cada usuario.
- El desarrollo lo haría una persona del área de Sistemas de la empresa, conocedora de los aspectos técnicos y de las particularidades de la empresa, no un contratista o representante en el país del proveedor del software ERP.
- Obvio, cambiar el módulo tenía otras implicaciones y por ello habría que buscar la forma de:
- Ayudarle a los usuarios con acompañamiento y capacitación por la natural resistencia al cambio en el uso de la nueva herramienta.
- Tener muy buena documentación técnica del módulo elaborado internamente facilitando así que varias personas del área de Sistemas tuvieran el conocimiento necesario para ofrecer el soporte requerido.
- Darle una solución a algunos aspectos técnicos como el tiempo de respuesta y los demás problemas que se presentan con la implementación de una nueva aplicación.
Después de probar el software y evaluar con los usuarios esta nueva versión, decidieron salir en vivo y consiguieron los buenos resultados esperados.
En este caso, hacer el módulo por dentro del ERP permite que, al instalar nuevas versiones, el sistema «respeta» el módulo y lo migra bien.
Consideraciones
- En el momento de la implementación inicial, la empresa no tenía el conocimiento de las herramientas del ERP y por eso era obvio contratar el desarrollo con el mismo proveedor del ERP y así se hizo.
Desde ese punto de vista fue una buena decisión. - Después de dos años, la empresa maduró y fue capaz de evaluar sus necesidades y posibilidades y el técnico de la empresa ya tenía los conocimientos para enfrentar el desarrollo del módulo y darle el mantenimiento posterior.
- Este tipo de desarrollos propios pueden convertirse en un problema para las instituciones por la dependencia de las empresas y personas que los elaboran y les dan mantenimiento.
- Cuando el fabricante del ERP libera nuevas versiones es necesario que, al instalarlas, se verifique que los desarrollos especiales migren en la forma esperada.
Referencia
Ver la historia “Contrataron el ERP y un desarrollo a la medida (2/3)”, en el Blog.
https://mejorarinformacion.com/2019/01/03/contrataron-el-erp-y-un-desarrollo-a-la-medida-2-3/
Sistemas de Información 