Fases de Evolución de las organizaciones
El siguiente esquema plantea tres fases de evolución de la cultura, la información y los procesos en las organizaciones (ver el gráfico) y tiene como objeto clasificarlas de acuerdo con su estado y avance hacia una madurez en estos aspectos.
Se clasifican según la madurez de la cultura, la información y los procesos de las organizaciones
Las fases son las etapas que recorren todas las entidades y lo hacen poco a poco durante años, algunas lo hacen más rápido, otras avanzan muy lentamente, dependiendo de las características ya mencionadas.
Las empresas recorren el camino desde la fase I hasta la II y III y ascienden de acuerdo con requerimientos e impulsadores como los siguientes:
- La necesidad de ofrecer y prestar mejores productos y servicios a clientes, consumidores, usuarios, proveedores, empleados y el gobierno.
- Los cambios en los procesos, en la estrategia, en la estructura, en la cultura y en la organización interna
- El aumento en el tamaño de las instituciones y la velocidad de crecimiento en el tiempo y los volúmenes de información.
- En algunos tipos de organizaciones, la tecnología de la información es “el negocio” como son los bancos, instituciones financieras, las basadas en negociaciones realizadas por la web; en otras la Tecnología es menos crítica.
- La participación de clientes/proveedores en las operaciones por medio de las tecnologías de información.
- La disposición en el mercado de nuevas filosofías y tecnologías y su utilización en las organizaciones.
A continuación se hace una corta descripción de las fases I, II y III del uso de la tecnología de la información y los procesos (ver esquema en la siguiente página):
La madurez de las tecnologías de la información impulsa la estrategia y los procesos.
Fase I – Uso básico de la tecnología de la información y los procesos
Los procesos son sencillos, intervienen pocas personas y áreas en el registro y uso de la información, hay una plataforma básica (mínima), la información es operativa,.
En esta fase se utilizan unos sistemas muy básicos que cubren los aspectos contables, cartera, inventarios, facturación y nómina; este es el principio para llegar luego a un sistema ERP.
También se usa el correo electrónico y las herramientas de oficina, especialmente el Excel.
Fase II – Mediano uso de la tecnología de la información y los procesos
En esta etapa los procesos son compartidos entre varias áreas, la organización tiene una plataforma de más alcance, hay más integración entre sus aplicativos y avanza su cubrimiento; además, interviene un mayor número de personas y áreas.
Se reemplazan los sistemas existentes por un ERP el cual, con alguna frecuencia, se actualiza más adelante por un segundo ERP más avanzado y especializado en el sector empresarial.
Además, las organizaciones empiezan a usar otras herramientas para apoyar los procesos misionales, propios del negocio.
Como ejemplos de los procesos misionales se mencionan el manejo de proyectos en construcción (costos y tiempos), los sistemas de producción de las empresas industriales y agropecuarias, los sistemas para administrar bodegas en las empresas comerciales, los aplicativos para los bancos y corporaciones financieras, el retail en los supermercados y tiendas por departamentos, la historia médica en las instituciones de salud, entre otros.
En esta fase se van incorporando nuevas tecnologías del nivel medio como inteligencia de negocios-BI, sistemas móviles, Balance Score Card – BSC, las redes sociales, las relaciones con los clientes – CRM, la cadena de abastecimiento-SCM, la gestión por procesos – BPM y otras filosofías y modelos que le dan valor agregado a las empresas.
Aumenta el uso de las bases de datos de información estructurada (la que reside en una base de datos) y de la no-estructurada.
Las organizaciones más desarrolladas ya utilizan la información para tomar decisiones de tipo táctico y estratégico y se establecen relaciones más cercanas con clientes, bancos, asociados de negocios y proveedores las cuales se soportan en las tecnologías mencionadas.
Las organizaciones más avanzadas utilizan la información para tomar decisiones de tipo táctico y estratégico.
Fase III – Uso avanzado de la tecnología de la información y los procesos
Son instituciones que tienen procesos muy integrados, hacen uso de la información y las tecnologías en un alto y muy alto grado; en ellas la información que fluye contiene transacciones de dinero, bienes y servicios.
Los clientes y proveedores interactúan con la empresa a través de sus sistemas. En general, corresponde a bancos, instituciones financieras y empresas web.
Estas tecnologías se implementan en múltiples formas, dependiendo del sector y de otras variables.
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