Recomendaciones

Recomendaciones para el mejoramiento 

El alcance del mejoramiento del marco de referencia debe impactar a todos los elementos que lo conforman, es decir, la organización, la estrategia, la cultura, la información, el marco tecnológico, los procesos en una organización y el alineamiento y la integración entre ellos.

El siguiente es un resumen de algunas recomendaciones para realizar la intervención y el mejoramiento del marco de referencia y sus componentes.

• Intervenir en forma simultánea los procesos, el talento humano y la tecnología; de lo contrario, es conseguir mejoras aisladas y es imposible cambiar una institución y conseguir los resultados esperados.

Hay que intervenir en forma simultánea los procesos, el talento humano y la tecnología.

• Hacer los esfuerzos permanentes para mejorar el nivel de la cultura en el manejo de la información de la institución promoviendo su uso desde lo operativo, a lo táctico y lo estratégico.
  Elevar el nivel de las competencias en procesos e información de los directivos, usuarios (y técnicos) mediante una selección adecuada y una capacitación permanente para aumentar el conocimiento, la destreza y la autonomía en la gestión de sus procesos y en el uso de la información.
  Merece una mención especial la necesidad de disponer de un buen soporte técnico en la institución tanto en la situación real como en los nuevos proyectos.
• Mantener una buena relación de la entidad y sus funcionarios con los proveedores y así mismo, al interior, entre los directivos, usuarios y técnicos para lograr una estrecha coordinación entre todos ellos.

Hacer los esfuerzos permanentes para mejorar el nivel de la cultura en el manejo de la información.

• Elaborar y mantener actualizado un diseño del mapa tecnológico adaptado a la organización, bien estructurado, completo, flexible y que contemple las funciones y los procesos requeridos en el mediano y largo plazo.
  Estudiar, seleccionar e implementar cada una de las filosofías y herramientas elegidas de acuerdo con las necesidades y que sean coherentes entre sí en los aspectos técnicos, de proveedores, trayectoria, clase, calidad, permanencia y contratación para lograr un buen esquema que cumpla las expectativas definidas por el marco.
  Conseguir y mantener un buen nivel y una optimización de cada uno de sus componentes y de la integración del conjunto.
• La realización de estas actividades demanda grandes esfuerzos, inversiones, tiempo y recursos y siempre hay un eslabón más débil el cual es la limitación del esquema.
• Utilizar un derrotero adecuado para realizar el mejoramiento (ver el paso a paso en otro texto).

Avanzar constantemente en la cobertura de la información en todas las áreas de la institución

• Avanzar constantemente en la cobertura de la información en todas las áreas de la institución mediante el ERP, los sistemas misionales y de soporte, la gestión de procesos, de colaboración, de contenido, la estrategia digital, entre otros.
• Buscar las formas más convenientes para realizar el proceso y, simultáneamente, registrar la información evitando la transcripción desde documentos y la digitación posterior al hecho físico en sí; además, la misma persona debe realizar el proceso y el registro, no otros funcionarios diferentes.
• Gestionar cuidadosamente la ejecución permanente de los proyectos de acuerdo con la dinámica de las instituciones y la actualización constante de las numerosas tecnologías y disciplinas.
• Como consideración final, se incluye la siguiente analogía que aporta algunos conceptos para este tipo de los proyectos:

Referencia

La Arquitectura usada por los tres Cerditos
Reflexión Arquitectónica
José Giori Herrán Escobar
Arquitecto de Soluciones