Mejoramiento del Marco Tecnológico

Este aparte plantea algunas respuestas a las preguntas y unas soluciones a los problemas de información.

La intervención del modelo existente y el Marco Tecnológico

Para intervenir el modelo existente con el objeto de mejorarlo, se recomienda utilizar un marco tecnológico (ver gráfico) como el descrito en estos textos el cual es una guía para definir el futuro de la estrategia de procesos e información.

El marco tecnológico está conformado por los tres grupos de disciplinas y tecnologías que le dan el soporte a las estrategias institucionales, a las personas y a los procesos para llevar a cabo su actividad transaccional y de manejo de información.

Según este marco, el propósito es diseñar, adquirir y luego implementar adecuadamente todos sus componentes e integrarlos como un todo.

El paso inicial es evaluar las necesidades de la organización y luego comparar el modelo existente contra el mapa tecnológico propuesto, con el objeto de analizar las herramientas existentes y realizar el proceso de selección de las herramientas más adecuadas para satisfacer las expectativas técnicas, funcionales y de integración.

Para mejorar hay que evaluar las necesidades y luego comparar el modelo existente contra el mapa tecnológico propuesto.

Determinan el cubrimiento que le ofrecen los sistemas existentes a los procesos y a las personas, establecen los que funcionan bien, definen los mejoramientos a realizar, los elementos tecnológicos a reemplazar y eligen las nuevas herramientas, así:

• Las que cubren bien las necesidades
• Las que no las cubren bien y pueden mejorarse
• Las herramientas que es conveniente reemplazar por unas nuevas
• Las que se necesitan, no se tienen y deben adquirirse

Las tecnologías que cubren bien las necesidades, las que no las cubren bien y pueden mejorarse, las que es conveniente reemplazar por unas nuevas y las que se necesitan, no se tienen y deben adquirirse.

El siguiente gráfico muestra un ejemplo de la definición del Marco Tecnológico a utilizar en una organización, después de analizar las necesidades y elegir las herramientas, así:

• Las existentes que, en parte, pueden confirmarse y mejorarse (Procesos Misionales y Estrategia Digital).
  Otras que se confirman y necesitan una actualización y una reimplementación (Herramientas de Colaboración)
• Las que, en parte, deben reemplazarse por unas nuevas, otra parte se confirman (ERP, Procesos de soporte y Plataforma TI)
• Las que la empresa requiere y no tiene (o son incipientes) en la actualidad (Información para tomar decisiones, Gestión de Procesos, Gestión de Contenido – ECM)                           

Este grupo de herramientas son elegidas después de evaluar en mucho detalle y durante un tiempo considerable las opciones en el mercado, pero las instituciones y el mercado son dinámicos y van cambiando en el tiempo y por esta razón hay tecnologías que en un momento tienen vigencia en un plan hacia el futuro y más adelante al momento de considerarlas pueden ser descartadas.

Ejemplo real

A modo de ejemplo, el siguiente es un aparte del informe de la estrategia de información de una empresa.

Contexto: Esta empresa implementó la mayor parte de su nuevo ERP en el año 2015 y durante 2016 terminará su montaje, ajustará todos los módulos y afinará la relación entre los mismos.

Además, inició el uso de Office 365 a finales del año 2014.

Proyección para los años 2017-2018

Las siguientes son algunas consideraciones con respecto a la proyección de la estrategia de TI para los años 2017-2018.

Decisiones: Utilizar una mezcla de plataforma propia y Cloud, cambiar el ERP, implementar Office 365 y la nueva herramienta de Diseño, evaluar las demás herramientas y decidir su implementación.

Plataforma tecnológica (ver el cuadro 1, en color verde)
En 2016 hay que evaluar la forma como está operando la plataforma existente para proyectar hacia el futuro un esquema que tiene la mayor parte de la información en varios hosting externos y el resto al interior de la empresa, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• En 2016 debe terminar el procesamiento de los sistemas reemplazados por el nuevo ERP y toda la información transaccional quedará en el hosting externo del ERP; el Office 365, los sistemas de Gestión de proyectos y MS-Project ya están en otros servidores externos.
• Así, en esta plataforma mixta, el volumen del procesamiento de datos en los servidores de la empresa disminuirá ostensiblemente y deberá seguir soportando la  administración de toda la plataforma, además del área de Diseño.
• Por lo anterior, el software, las comunicaciones y los demás dispositivos requeridos al interior de la empresa deberán operar en un nivel óptimo para soportar este nuevo modelo y las inversiones a realizar deben definirse y realizarse con mucho cuidado y con anticipación.

Procesos ERP, los procesos misionales y los de soporte (ver el cuadro 2, en color naranja)
Al iniciar el año 2017 debe estar terminada la mayor parte de la implementación de las herramientas y los procesos la cual es cubierta en buena parte por el ERP.
Así mismo, en ese momento, tendrá un buen nivel de funcionamiento el sistema de Gestión de Proyectos e igualmente el soporte que ofrece MS-Project.
La implementación del software de Diseño deberá continuar durante 2017.

Información de entidades externas
La organización recibe y envía información desde y hacia las entidades externas (partes interesadas) como son los Clientes, Proveedores (facturas, notas, información técnica), Contratistas, Bancos y entidades financieras (extractos bancarios, fiducias, pagos, recibos), Entidades del gobierno (ejemplo, los impuestos), entre otros.
Los datos que se reciben, ingresan a los sistemas ERP, a los sistemas misionales y a los sistemas de los procesos de soporte y allí los usa la institución según la necesidad.
Esta actividad debe realizarse a partir de 2017.

Complementar el Office 365 con otras herramientas.

Procesos, Colaboración, Información para tomar decisiones, Contenido, Estrategia Digital (ver el cuadro 3, en color gris)
Es necesario evaluar, decidir e implementar las alternativas más adecuadas para soportar el siguiente nivel de evolución de este conjunto de herramientas:

• Herramientas de colaboración: Deberán estar en funcionamiento las demás herramientas disponibles en Office 365.
• Gestión de procesos: Al iniciar 2017 no habrá ningún avance; cuando sea conveniente hacerlo, se requiere conseguir un software especializado de BPM.
• Información para tomar decisiones: Estarán en funcionamiento los tableros ofrecidos por el ERP y los adicionales que desarrollará la empresa; los demás requerimientos deberán resolverse en el momento oportuno.
• Gestión de contenido: El uso del módulo de Gestión Documental y Archivo cubrirán parte de esta información; los demás requerimientos se solucionarán según las prioridades.
• Estrategia digital: Después de evaluar el Sitio Web, las redes sociales y las demás herramientas (Blog entre ellos), habrá que realizar unos proyectos de acuerdo con las exigencias.

Integración entre todas las tecnologías instaladas en la empresa
Esta tarea también es muy delicada, necesita una planeación detallada y una ejecución en conjunto con los proveedores.
La meta inmediata es realizarla con las tecnologías que están en operación (ERP, Gestión de Proyectos, Project, Diseño, Office 365…).
Más adelante, una vez definidas y en operación las nuevas herramientas a utilizar, hay que llevar a cabo la integración con las herramientas ya existentes.

Definir las prioridades y elaborar un plan de implementación
De acuerdo con el avance de las actividades en ejecución, según las prioridades, los recursos y los requerimientos, durante 2016 se elabora un plan de implementación para llevarlo a cabo en 2017-2018.

Mejorar las tecnologías existentes, adquirir las nuevas tecnologías, implementarlas, integrar todas las tecnologías, definir las prioridades y elaborar un plan de implementación