Las tareas comprendían el análisis de las posibilidades de solución a las necesidades, la identificación y definición del proyecto del Software Integrado como el más importante y su promoción ante la alta dirección de la organización, los usuarios y los técnicos de TI.
A principios de los años 90, una compañía industrial tenía muchas necesidades de información por resolver y una gran capacidad financiera y de gestión para enfrentarlas.
La compañía tenía numerosas necesidades de información por resolver y una gran capacidad financiera y de gestión para enfrentarlas.
El grupo de trabajo de Sistemas, con la participación de los usuarios, identificaron las oportunidades para avanzar en el uso de la información de soporte a sus procesos y se promovieron 5 proyectos de diverso alcance y tamaño.
Entre ellos, la implementación de un Software Integrado (MRP en ese momento), las Terminales Portátiles para los Vendedores y el uso del código de barras en los procesos.
El proyecto más importante era implementar un Software Integrado (ver en el gráfico pueden observarse la evolución de los sistemas MRP).
El proyecto más importante era implementar un Software Integrado.
Los técnicos y los usuarios (de producción especialmente) estructuraron este proyecto y buscaron la mejor forma de implementarlo.
Con la participación de la alta dirección decidieron hacerlo mediante la realización de un un Proyecto Piloto con un buen equipo de trabajo, con uno de los software que ofrecía el mercado en el momento y con una plataforma de hardware y software, ambas en calidad de préstamo de los proveedores.
Mediante un convenio de préstamo con los proveedores, consiguieron el Software MRP y el hardware.
Había interés en los directivos y usuarios de la empresa en el proyecto por su gran alcance y futuro.
También existía algún escepticismo por el alto costo, por los recursos a utilizar, por la funcionalidad estándar y porque los usuarios no estaban preparados para utilizarla.
Además, los usuarios y los técnicos no tenían trayectoria en utilizar un software preprogramado ya que la empresa desarrollaba inhouse con sus programadores y estudiantes de práctica.
Después de hacer los estudios y de elaborar una planeación, el proyecto se llevó a cabo y se consiguieron los resultados esperados en un tiempo razonable y con un costo aceptable.
Al momento de hacer el Piloto, el software internacional escogido estaba orientado al MRP, la producción, los inventarios de materiales y posteriormente, con base en la prueba Piloto, la compañía adquirió un aplicativo diferente porque ofrecía un mayor cubrimiento que resolvía la parte contable, la cartera, la facturación, entre otras funcionalidades.
En esa forma, la empresa inició el camino para llegar más adelante a tener un ERP.
Con los años, pasaron del MRP al ERP.
Simultáneamente con el piloto del Software Integrado, la empresa llevó a cabo la iniciativa del uso de las Terminales Portátiles para los Vendedores.
Con el éxito logrado en estos dos proyectos, más adelante la compañía avanzó más rápidamente en el logro de un buen número de las nuevas iniciativas contempladas inicialmente y así la compañía cambió el modelo de la tecnología de información existente.
Consideraciones
- Los proyectos Piloto son muy eficaces para establecer las posibilidades de éxito del uso de una tecnología en el futuro aunque son costosos, muy exigentes y requieren de muchas condiciones.
- Un proyecto Piloto ayuda a aclarar las necesidades y las soluciones disponibles.
- Deben tener metas específicas, planeadas con anterioridad que permitan comparar lo deseado contra los resultados obtenidos.
- Con frecuencia estas pruebas fracasan porque los participantes no tienen bien definidas las expectativas.
- Si es posible, hay que probar varias soluciones para hacer comparativos entre ellas.
- Además, los pilotos deben ser de corta duración.
- Como se dice coloquialmente, “piloto es piloto”, no se le pide a una prueba que resuelva todas las necesidades.
«Piloto es Piloto» y por ello no resuelve todas las necesidades.
Referencia
El esquema propuesto plantea los criterios para elegir el proyecto piloto:
http://www.lecciones-aprendidas.info/2017/08/como-elegir-el-proyecto-piloto.html
Al aplicar estos criterios a la implementación de este Piloto, aunque el proyecto no era de Desarrollo, el análisis de las características de este proyecto sería el siguiente (ver el gráfico):
- Tuvo una duración de más de 6 meses
- Hubo un fuerte compromiso de la alta dirección.
- Era un proyecto grande pues iba a soportar lo misional y después se implementaría en las demás empresas del grupo
- Fue muy importante para el futuro de la información de la organización
- Utilizó unas nuevas tecnologías de hardware y de software que eran desconocidas y diferentes a las existentes en la empresa
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