Los usuarios no se comprometieron con el proyecto

Los usuarios no mostraron interés  en la implementación del nuevo sistema, participaron muy poco, no se esforzaron y después, ya en vivo, pidieron nuevas funcionalidades y quedaron insatisfechos con el mismo.

Al finalizar los años 80, una compañía decidió implementar un nuevo sistema de cuentas por pagar.

Para lograrlo, hizo un acuerdo con un proveedor de software que quería desarrollar el aplicativo y la empresa serviría de primer cliente; así ambas partes se beneficiaban.

El alcance fue el esperado y los plazos también, lográndose un buen sistema y en esta forma el proveedor quedó con una versión genérica que después pudo comercializar y más adelante se integró a los demás módulos contables y financieros de su oferta de software.

Después de hacer las pruebas y de realizar varias demostraciones a los usuarios y se les dio la inducción.

Antes de salir en vivo no manifestaron ninguna observación del nuevo sistema.

Llegó el momento de ingresar al sistema todas las facturas pendientes de pago y como es normal en estos proyectos, y de acuerdo con la fecha planeada, al empezar la digitación de los documentos hubo alguna dificultad y la transcripción se inició al final del día.

El usuario encargado manifestó que tenía que irse antes de terminar la jornada, el jefe tampoco estuvo presente y, así las cosas, al personal de sistemas asumió la grabación de toda la documentación lo cual se llevó toda la noche porque, al momento de iniciar la entrada de datos, apareció una gran cantidad de documentos pendientes de pago, más de dos veces los esperados.

A la mañana siguiente, los usuarios llegaron a la oficina y encontraron el sistema instalado, listo para ser utilizado y con todos los documentos cargados en el nuevo sistema.

Ese mismo día se hicieron los pagos a los proveedores y el sistema funcionó correctamente.

En las siguientes semanas los usuarios empezaron a solicitar nuevas funcionalidades y detalles que no eran importantes; incluso llegaron hasta a pedir cambios en los muebles y en su lugar de trabajo.

Finalmente, los usuarios quedaron insatisfechos con el nuevo aplicativo.

Consideraciones

• En esa época, con frecuencia, las iniciativas relacionadas con la información eran lideradas por el área de sistemas y, en este caso, hubo un débil apoyo de tesorería pues el usuario no participó en la forma esperada.
  Si el usuario no participaba adecuadamente, desde el inicio había que buscar soluciones con sus superiores y si era del caso, hacer los cambios.
  Incluso, esa noche, se debió aplazar la salida en vivo con el nuevo.
• Actualmente hay una mayor conciencia de la importancia de la TI en los negocios y las decisiones del uso de los modelos de información se toman con mayor convicción.

• Hoy es clave que el liderazgo lo realice un promotor gerencial, sin este patrocinio es casi imposible lograr el éxito esperado.

• Siempre será difícil darle gusto a alguien que no participa en la forma esperada en un proyecto o en cualquier actividad; es la naturaleza humana.

• Hay que ayudarle a los usuarios a clarificar su papel en los proyectos de sistemas de información.

  Debido al avance rápido de la tecnología, los técnicos de las áreas de TI y los proveedores le ofrecen a los usuarios las nuevas herramientas y tecnologías para que, en forma conjunta, analicen las posibilidades de usarlas en una organización.
  Lo ideal es que el usuario solicite la solución a sus necesidades de información y los técnicos le dan el soporte al usuario para lograrlo.

• Por lo anterior, hay que hacer una generosa pedagogía con las nuevas tecnologías.