Pasaron de usar las herramientas básicas a un ERP internacional

Una empresa que lleva a cabo proyectos de construcción tenía unos sistemas de información muy básicos con un aplicativo contable sencillo y la mayor parte de sus datos en Excel y decidió instalar un ERP internacional.

https://www.mie-solutions.com/quick-tips/quick-tip-excel-to-erp/

La organización tenía una baja cultura del manejo de su información, sin la administración de los datos de los almacenes, su sistema de costos era basado en facturas (la recomendación es hacerlo por consumos de almacén) y no había integración entre los sistemas utilizados.

Analizaron las opciones en el mercado de software y descartaron la solución nacional porque implicaba el uso de dos o tres aplicaciones de dos o tres proveedores aunque a un menor costo.

Tomaron la decisión de adquirir una suite internacional por ser provista por un único proveedor (es integrada), por su estandarización y por el respaldo que le daban a la entidad hacia el futuro.

Implementaron un ERP internacional porque era un solo aplicativo y por el respaldo hacia el futuro.

El sistema internacional tenía un alto costo y la implementación era compleja y muy exigente en la dedicación de tiempo y del conocimiento del grupo de personas que participaban en ella.

La meta era salir en vivo en 5 meses, con los módulos básicos.

La implementación fue exitosa y lograron el objetivo propuesto con el alcance, el tiempo y el costo esperados.

Consideraciones

• En este caso, los directivos adquirieron un ERP internacional que le permitiría acceder a niveles altos en las certificaciones y con ellas acometer proyectos nacionales e internacionales de mayor envergadura.
• Elegir una solución internacional era adaptarse a un modelo estándar diseñado para todo tipo de organizaciones, con un amplio alcance y un alto costo; no obstante, había que garantizar que el sistema ofreciera la funcionalidad esperada en los aspectos financieros, contables y tributarios propios de estos países suramericanos.
• Existía la opción de usar un ERP estándar nacional en la parte financiera y contable complementado con un aplicativo especializado en costos de obra.
• El software nacional requiere un esfuerzo más razonable con una tercera parte de la inversión en licencias, consultoría y en el costo del mantenimiento de por vida de la herramienta.

• No obstante, la solución nacional puede carecer de proyección cuando la empresa necesita módulos más allá del ERP.

• Por lo anterior, la empresa pasó de tener una infraestructura tecnológica mínima a usar un software internacional y con esa decisión, además del avance en los niveles de información, obtuvo mejoras en los procesos y en la capacitación de las personas; así, la empresa subió a un nivel superior en el manejo de información.
• Otras observaciones con respecto al proyecto realizado:

  • El ERP internacional carecía del manejo de presupuestos y de las cantidades de obra.

  • Se necesitó otro sistema de presupuestos y una interface).
  • La solución para el manejo de cantidades de obra fue desarrollada a la medida para la empresa, no fue la más conveniente y además era específica para ellos.
  • Así mismo, y por diversas circunstancias, al terminar salieron de la empresa la gerente de proyecto y dos líderes de los módulos y así la empresa no pudo aprovechar el conocimiento y el entrenamiento de estas personas.