Les tocó usar dos aplicaciones en un punto de venta (POS)

El POS para vender de contado y el ERP para hacer las ventas a crédito y manejar las cuentas por cobrar.

Una empresa agroindustrial y comercializadora de alimentos procesados y congelados necesitaba una solución de software para sus puntos venta los cuales hacían ventas de contado y ventas a crédito.

Para las ventas de contado adquirieron un software POS, web (alojado en un hosting externo) que cubría estas necesidades pero no manejaba la cartera de los clientes que compran sus productos a crédito.

Para facturar y cobrar las ventas a crédito e inventarios, utilizaron el sistema integrado o ERP que contenía la información contable, financiera, compras, inventarios, facturación y cuentas por cobrar.

Por lo anterior, el punto de venta tenía dos aplicativos para soportar las ventas (POS y ERP):

• El POS.
• El ERP central de la empresa.
• Así, había una duplicación de la información de los clientes, productos, inventarios, precios y los demás datos comunes.
• Por ello, era necesario consolidar las ventas entre los dos sistemas lo que requirió una interface (ver en la gráfica los dos sistemas con un solo usuario).

Por lo tanto, en los puntos de venta más pequeños, el proceso lo realizaba un solo empleado y por ello debía usar dos aplicativos.

Este empleado requería entonces una capacitación adicional y necesitaba más asesoría y supervisión de la oficina central.

Para solucionar esta situación le solicitaron al proveedor del ERP que facilitara la elaboración de las ventas de contado sin generar una cuenta por cobrar para cada una, consolidando las ventas en un comprobante diario y así no se necesitaría el sistema POS.

Así mismo, le pidieron al proveedor del POS que manejara la cuenta por cobrar de las ventas a crédito.

Desafortunadamente ninguna de estas solicitudes fue resuelta oportunamente pues los proveedores no las consideraron factibles.

Consideraciones

• En ese momento, era difícil encontrar una solución que resolviera los dos requerimientos.
  

  Y aún hoy, numerosas empresas utilizan dos sistemas para atender las ventas a crédito y las ventas de contado.

• En teoría estas situaciones no se deberían presentar pero, en la práctica y con frecuencia, hay funcionalidades que los proveedores del ERP no resuelven en la forma como lo hace un proveedor especializado en sistemas POS porque es una solución de nicho.
• Como es lógico, el módulo POS de un ERP no puede ofrecer la versatilidad de un software de un especialista en dicha funcionalidad.