Al mejorar los Procesos también se aporta a los Sistemas de Gestión y viceversa ?
Desde finales de los años 90, la alta dirección de la mayoría de las empresas lleva a cabo una iniciativa para obtener y actualizar las certificaciones de calidad y para conseguirla implementan los Sistemas de Gestión.
Para lograr las certificaciones, las organizaciones realizan innumerables actividades que requieren mucho esfuerzo, dedicación y recursos.
La información para la certificación se actualiza anualmente y es la base para hacer las auditorías y los cambios necesarios para conseguir y mantener las certificaciones y la actualización de la norma.
Por otra parte, en las organizaciones también hacen el levantamiento y el mejoramiento de los procesos mediante los métodos de medición de tiempos y costos, los estudios de valor agregado y otras técnicas.
Estos estudios son la base para hacer el rediseño y la modificación de los procesos de negocios como una actividad importante dentro de los proyectos de mejoramiento, la reducción de costos, la implementación de nuevas tecnologías de información (ERP, CRM, SCM, entre otros) o al hacer las intervenciones por las fusiones o adquisiciones de empresas, entre otros.
El levantamiento y el mantenimiento de los procesos son importantes y así mismo, lo es la actualización de los manuales de los mismos.
El mejoramiento de los procesos comprende los métodos de medición de tiempos y costos, los estudios de valor agregado, entre otras técnicas.
En general, para lograr estos objetivos se elabora la documentación (y la revisión) de los procesos la cual es más detallada que la información de los procesos para los sistemas de gestión.
Por lo anterior, es normal que las instituciones manejen dos versiones de los procesos que se deberían complementar entre sí.
En esta forma, los cambios realizados en los procesos pueden tener implicaciones en los Sistemas de Gestión.
BPO, BPM, los procesos
En el afán de mejorar los productos y servicios, las empresas han evolucionado desde la ISO 9000:1994, la ISO 9001:2000 hasta llegar a una mayor madurez, en el año 2000, cuando ya se tenían algunas experiencias con BPM.
Luego vinieron la Reingeniería, la filosofía Six Sigma y en los últimos años se llegó a un enfoque más moderno que se denomina procesos E2E (End to End).
Simultáneamente se ha avanzado hacia las estructuras organizacionales para empresas con orientación a procesos (BPO-Business Process Orientation).
La evolución hacia las empresas BPO se inicia en forma incipiente e informal con la implementación de un sistema ERP (o su equivalente).
Las organizaciones que están cambiando a BPO lo hacen por varios caminos: Informal, Reingeniería, Seis Sigma y el enfoque E2E.
Llegar a BPO es la evolución de la estructura organizacional pues las que están basadas en los tradicionales árboles con departamentos no facilitan el cambio a organizaciones BPO.
Consideraciones
- Es un asunto debatido si son dos mundos diferentes o se complementan.
- En la práctica, muchas instituciones realizan esfuerzos y destinan recursos cuantiosos para mantener actualizados sus Sistemas de Gestión.
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Numerosas instituciones no invierten en la Gestión de Procesos.
- En cualquier caso, ambas iniciativas son responsabilidad del más alto nivel de las organizaciones y son muy importantes para alinear la estrategia, los procesos, las herramientas de tecnología y la cultura de las mismas.
- Cada organización, según su tamaño y su tipo, debe tener siempre una función (no necesariamente una persona) responsable de la Gestión de Procesos que no es la misma que tiene a su cargo los Sistemas de Gestión, son perfiles muy diferentes.
- La gestión de procesos debe participar activamente en los proyectos, contribuir siempre con su punto de vista y brindar el soporte necesario para que las iniciativas sean bien implementadas y permanezcan en el tiempo.
Referencia #1
Referencia # 2
Ver el texto – Introducción a la Gestión por Procesos
La mayoría de los grandes modelos de Sistemas de Gestión, como la ISO 9001 o el Modelo Europeo de Excelencia Empresarial (EFQM), establecen como uno de sus principios básicos, la implantación dentro de las organizaciones, de un Enfoque de Gestión por Procesos, que hoy por hoy está considerado, como una de las herramientas de mejora de la gestión empresarial más eficaces que existe.
La Gestión por Procesos, se basa en la idea fundamental, de que para operar de manera eficaz, las organizaciones tienen que identificar y gestionar de manera óptima, los numerosos procesos que la forman, que están interrelacionados entre sí y que interactúan los unos sobre los otros. Por ejemplo, la ISO 9001 en su nueva versión de 2015, en sus Principios Básicos, fomenta la adopción del Enfoque Basado en Procesos como modelo de gestión para las organizaciones.
https://revistadigital.inesem.es/gestion-integrada/gestion-por-procesos/
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