El usuario no le creyó al proyecto (2/2)

Fué difícil convencer al Coordinador de la Obra para que usara el nuevo Sistema de Costos y Almacén de las Obras.

A principios de los años 80, una empresa constructora tenía en funcionamiento un esquema centralizado de la información con un enfoque muy contable y financiero.

En la medida en que ese sistema maduró y aparecieron los computadores personales, los PC-IBM, se inició un proyecto de la implementación de los Costos en las Obras usando estos pequeños computadores en la misma oficina de la Obra.

Manteniendo el modelo de gestión centralizada, se llevó a cabo una primera iniciativa de implementar el nuevo sistema en una obra piloto el cual obtuvo buenos resultados y luego se empezó la implementación del nuevo modelo en otros proyectos.

El sistema tenía como enfoque analizar la información producida y procesada en la Obra y cubría los Costos, el Almacén de la Obra, los Contratistas, la Mano de Obra propia, las Actas de Obra, algunos aspectos técnicos, entre otros.

En esencia, la mecánica es manejar los costos reales de cada rubro presupuestal de la Mano de Obra, los Equipos, los Contratistas y, el más dispendioso de ellos, es tener un Almacén de Obra al que llegan los materiales y de allí se cargan las salidas del Almacén a cada rubro.

Uno de los Coordinadores de varias obras manejaba en forma manual la información bajo los criterios tradicionales de la empresa.

Con la iniciativa del Director de una de las Obras, que supervisaba el Coordinador, y el Director de Sistemas de la empresa se empezó la implementación del nuevo sistema en el proyecto.

Sin embargo, se inició un debate de las bondades y falencias del nuevo método de trabajo.

El Director de la Obra y el Director de Sistemas hicieron varias reuniones para explicarle al Coordinador el alcance del sistema, las bondades y las implicaciones del mismo.

Los puntos de discusión eran especialmente el kárdex del Almacén y el cálculo de las cantidades de obra ejecutada y por ejecutar.

Luego continuaron las largas conversaciones entre el Director y el Coordinador de Obra sobre los criterios y la mecánica del manejo de la información.

Siendo un excelente Ingeniero el Coordinador de Obras, con vasta experiencia en múltiples proyectos, era difícil convencerlo de las bondades del nuevo Sistema, insistía en el uso de los métodos tradicionales, en llevar el kárdex del Almacén con tarjetas manuales y seguía en desacuerdo en la forma como se calculaban las cantidades de obra faltantes, entre otros conceptos.

Sus superiores no intervenían pues a los Coordinadores se les daba autonomía para usar o no el modelo de Costos y Almacén; sin embargo, el Director de la obra insistió y siguió usando el sistema y, al terminar la obra, fueron buenos los resultados obtenidos.

Posteriormente, la empresa extendió el uso del nuevo modelo de costos en la mayoría de sus obras.

Consideraciones

  • Siempre será difícil implementar un nuevo sistema si el usuario no está convencido de la bondad del mismo y por ello, la alta dirección y el grupo de trabajo deben promover la búsqueda de las soluciones a estas situaciones.
  • Incluso, en ocasiones es mejor replantear el proyecto pues llevarlo a cabo sin el liderazgo del usuario es prácticamente imposible conseguir el éxito esperado.
  • En esos casos, la solución ideal es conseguir un apoyo gerencial que lo lidere y haga pedagogía del nuevo esquema de trabajo.
  • En esa época, este tipo de usuarios que tienen un alto nivel en su actividad profesional, en lo técnico, no valoraban la gestión de la información de una construcción.

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