Cuál sistema de información implementar ? El de la base, el urgente o el más fácil?

Algunos criterios para tomar la mejor decisión para la organización.

Una empresa tenía en operación un buen ERP, con un alcance más allá del uso de la empresa y una plataforma de TI recientemente actualizada.

Y simultáneamente estaban analizando las necesidades a mediano plazo y las opciones de solución mediante los siguientes proyectos:

• Afinar algunos asuntos pendientes en el ERP
• Utilizar más a fondo las herramientas de Office 365 e incorporar las nuevas
• Llevar a cabo un proyecto de Inteligencia de Negocios – BI
• Implementar el módulo de Proyectos (del ERP)
• Estudiar la posibilidad de implementar un sistema BPM
• Aumentar el alcance de las aplicaciones con Movilidad
• Elaborar una aplicación para que los clientes puedan conocer el estado de su pedido

Esta institución y la mayoría de ellas se hacen algunas de las siguientes preguntas:

• Cómo elegir las prioridades ?
• Cuál de las iniciativas llevar a cabo en forma inmediata ?
• Cuáles llevar a cabo más adelante ?
• Sería posible implementar dos proyectos en forma simultánea ?
• Es mejor manejar uno a uno los proyectos ?

En general, las respuestas a estas preguntas no son fáciles porque se depende de numerosos factores, entre ellos los siguientes:

• Las necesidades de la institución
• La inversión a realizar
• La complejidad
• La parte técnica, los proveedores, entre otras
• Los anuncios del mercado de TI que desactualizan las soluciones consideradas
• Los recursos humanos y técnicos necesarios para lograr los resultados esperados
• La opinión, la iniciativa y el poder decisorio de los directivos involucrados en los proyectos.

Otras consideraciones:

• Ningún proyecto de tecnología es fácil, todos tienen sus aspectos críticos, sin embargo, hay unas iniciativas más complejas que otras.
• Es muy diferente hacer la implementación un nuevo módulo del ERP, de un BPM, de una suite como Office 365, un POS, un módulo del ERP o cualquier aplicación.
• Cada uno de ellos tiene elementos que los hacen más o menos complejos.
• Obviamente, el más exigente de todos los mencionados es el ERP.
• En oportunidades, dependiendo de los recursos, es posible llevar a cabo dos proyectos simultáneos, haciéndolo por etapas en tal forma que el proyecto menos complejo termina antes que el otro.
• A veces es mejor implementar el más fácil y luego el más prioritario.
• Lo ideal es que las organizaciones tengan un comité de Tecnologías de Información y este Comité determine las prioridades.
• Como es obvio, las decisiones las toma el Comité y a su interior, el Directivo que lo coordina, o sea un primer o segundo nivel de la institución.

Anexo – Algunos aspectos de los proyectos planteados en el caso planteado

• Es normal que se implementen y afinen algunos asuntos pendientes en el ERP con estas plataformas porque siempre se sale en vivo con lo más básico y quedan numerosas funcionalidades por implementar y ajustar.
• Utilizar más a fondo las herramientas de Office 365 e incorporar las nuevas es una necesidad y además las empresas están pagando por ellas aunque no las usen.
• Los proyectos de Inteligencia de Negocios – BI han pasado por varias fases, con numerosos fracasos en los logros y las altas inversiones.
  Y lo peor es que, con frecuencia, esas instituciones insisten en el uso de estos modelos que no le ofrecen ningún futuro.
  Como una opción, en la forma de encararlos, hay proveedores que ofrecen modelos genéricos parametrizados que pueden servir a determinados tipos de organizaciones a unos costos razonables.

• El proyecto de la implementación del Módulo de Proyectos (del ERP) necesita un esfuerzo grande y una dedicación importante de los usuarios del sistema, no es un asunto técnico.
  Esta iniciativa debe partir de la Gerencia, de las áreas de Planeación, Ingeniería, Producción y el área técnica apoya el proyecto.
• Estudiar la posibilidad de implementar un sistema BPM es una iniciativa muy interesante para la empresa porque resuelve algunas debilidades de los ERP y porque los usuarios consiguen beneficios rápidos.
  No obstante, algunos directivos que la desconocen pueden verla como menos prioritaria que otras de las mencionadas.
• Aumentar el alcance de las aplicaciones con Movilidad se ha convertido en una necesidad importante dada su facilidad para los usuarios, clientes y para la organización.