Y para lograrlo desarrollaron una aplicación cambiaron los procesos, entrenaron al personal y así mejoraron la atención a los clientes y el proceso de la información del vendedor y de su consolidación diaria en las sedes y en toda la organización.
A principios de los 90’s, una empresa industrial vendía bajo la modalidad de entrega en la mano de la mercancía al cliente; es decir, en el vehículo se llevan los productos, se les facturan y entregan al cliente.
La preventa era la otra modalidad comercial que consiste en tomar los pedidos y hacer el despacho posterior a los clientes.
En el día vendían y se recibía el dinero, se registraban los datos en los documentos y en la tarde y noche se llevaban la documentación y el dinero a la oficina, allí se digitaban y el sistema central actualizaba el kárdex de la bodega y los datos de ventas, se hacía el cuadre de caja y los informes para comercial y demás necesidades.
Querían mejorar los procesos de ventas y cobros, inventarios, realizar la transacción con los clientes presentes y agilizar la consolidación de la información con el sistema central, entre otros.
La compañía inició los estudios para apoyar a los vendedores en sus labores mediante el uso de unas terminales portátiles recién lanzadas al mercado.
En la forma propuesta, en cada transacción con el cliente, el vendedor digitaba los datos y elaboraba la factura, entregaba los productos y, al llegar a la oficina, bajaba la información de la terminal al sistema central, consolidaba las ventas del día y entregaba el dinero y los documentos.
La iniciativa fue propuesta por los técnicos a los directivos de mercadeo y ventas.
Obviamente, había que iniciar las actividades desde cero pues no había experiencias anteriores ni el software adecuado en la empresa ni en el mercado.
También hubo opiniones en contra de esta iniciativa pues era considerada costosa, riesgosa por aspectos de seguridad, los vendedores no estaban preparados para el uso de la tecnología y además, por control porque serían responsables de todo el proceso, entre otros aspectos.
Hubo opiniones en contra de esta iniciativa pues era considerada costosa y riesgosa.
Para concretar el inicio del proyecto se realizaron las siguientes actividades:
– Adquirir una terminal portátil, recién lanzada al mercado.
– Conformar un grupo de trabajo responsable de la iniciativa.
– Desarrollar una primera versión del software.
Después de tener una primera versión del software, hacer las pruebas y verificar los detalles, el grupo realizó las siguientes actividades:
– Ajustar el software y los equipos.
– Resolver la necesidad de disponer de la impresora portátil.
– Estudiar la forma de empaquetar la terminal y la impresora en un maletín
(que era muy sencillo, no tan elegante como el de la figura).
– Hacerle unas presentaciones al grupo directivo y a las áreas de mercadeo y ventas.
– Hubo una demora considerable para realizar estas tres actividades por varios motivos.
– Había dudas de los técnicos porque consideraban que a los directivos no les interesaría.
Estas situaciones fueron resueltas mediante las demostraciones realizadas a la alta dirección de la empresa las cuales fueron muy bien recibidas y después de ellas, con la participación de los directivos y usuarios, la iniciativa avanzó más formalmente y fue muy exitosa rápidamente.
La Presidencia y los directivos apoyaron el proyecto con mucho entusiasmo y con los recursos necesarios.
Consideraciones
– Si la visión es audaz, venda apropiadamente la idea a la organización para que promueva la conformación de un equipo de trabajo con el objeto de llevarla a cabo e invierta recursos, tiempo y dinero en el logro de la misma.
– Es muy importante la decidida participación de los técnicos y usuarios en el proyecto pues ellos deben estar convencidos de la necesidad y de la solución.
En este caso la iniciativa partió más de los técnicos que le ofrecían a los directivos esta posibilidad y ellos aún desconocían el futuro que tenía la iniciativa.
– Con los años, las empresas comerciales fueron encontrando el camino para capturar y procesar, con sus clientes, la toma del pedido y la facturación, los inventarios del vehículo, bodega, cobros de cartera, consolidar centralmente toda la información, entre otras.
– Y los proveedores desarrollaron equipos y aplicativos con buena funcionalidad y adecuados a los requerimientos de las empresas y así, otras compañías adoptaron esta tecnología y la usaron con excelentes resultados.
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