Al iniciar un proyecto de tecnología de la información se tiene claro el objetivo y están definidos los pasos a seguir; posteriormente, durante su ejecución, aparecen los problemas y las situaciones difíciles.
En general, al iniciar un proyecto de tecnología de la información se tiene claro el objetivo y están definidos los pasos generales y detallados.
Posteriormente, todos los proyectos entran en una carrera de obstáculos los cuales se van superando en la medida de lo posible y, en general, un buen número de organizaciones logran la mayoría de los objetivos propuestos.
Los problemas de proyectos de TI son debido a asuntos técnicos, humanos, de los procesos, los proveedores, recursos económicos y físicos.
Todas las iniciativas son distintas y la mayoría tienen momentos y períodos de crisis que hacen pensar a los directivos y participantes que la iniciativa puede entrar en un “callejón sin salida” y es posible fracasar en el logro del objetivo propuesto.
Hay iniciativas menos afortunadas que se mantienen “al borde del abismo” o de verdad entran en un “callejón sin salida” y en estos casos es necesario tomar decisiones más críticas y que demandan sobrecostos y recursos extras.
Algunas de las razones por las que un proyecto entra en una fase crítica son las siguientes:
- Hay aspectos técnicos que son importantes y no se les encuentra una solución adecuada
- La programación de las actividades se atrasa más de lo razonable
- El costo y el tiempo están superando lo presupuestado
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El sistema no cumple las expectativas de los usuarios
- Los participantes no creen en el proyecto
- Los técnicos lideran el proyecto, no lo hacen los usuarios
- La alta gerencia no le da importancia a la iniciativa y no marca la línea
- El proveedor no responde en la forma adecuada
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El nuevo modelo demanda mucho mantenimiento y costo
- Entre otras razones
Pese a estos obstáculos, siempre se dice que “las cosas van mostrando el camino” o también que “en el camino se arreglan las cargas”.
Superar los problemas requiere un buen grupo de trabajo, paciencia, persistencia e ingenio, liderazgo de la alta dirección, conocimiento y experiencia de los participantes.
En las historias narradas en este Blog hay numerosos ejemplos de proyectos que lograron los objetivos aunque, como es normal, tuvieron diversos problemas durante su ejecución, cada uno de ellos por motivos diferentes.
Los proyectos mencionados en este aparte salieron adelante y consiguieron los objetivos propuestos.
Los siguientes son algunos ejemplos de estas experiencias:
Instalaron un computador en una obra
La meta era realizar el manejo de la información en la misma Obra (además de la gestión de la Oficina Central) y para ello conformaron un buen grupo de trabajo, definieron el alcance, adquirieron un PC IBM que recién salía al mercado e implementaron el nuevo modelo que después replicaron en las demás Obras.
Hubo dificultades porque en el momento no había aplicativos disponibles, las personas participantes no tenían experiencia en estos proyectos, había incredulidad por el costo y la pertinencia de la iniciativa, entre otras.
Lograron el objetivo en este primer proyecto y después la extendieron a otras obras de la empresa.
Fue una buena decisión tener los sistemas de información originados en la misma obra.
El software definió los procesos
El equipo de trabajo de la implementación del ERP iba más adelante que el grupo encargado del diseño y documentación de los Procesos.
Trataron de solucionarlo pero el grupo de los Procesos estaba cada vez más atrasado por lo que decidieron documentarlos en la forma como los definieron los implementadores del software.
Por ello, el software definió los procesos.
Les tocó usar dos aplicaciones en un Punto de Venta
La empresa tenía unos Pequeños Puntos de Venta de alimentos congelados, con una sola persona a cargo, poca supervisión y no les fue posible conseguir un sistema que tuviera la funcionalidad de un POS y manejara las Cuentas por Pagar de las ventas a crédito que se hacían allí.
Además era necesario hacer la interfase entre los dos sistemas.
Usaron las dos aplicaciones porque no encontraron otra alternativa.
Escogieron un ERP internacional
En principio, el grupo pensaba que el software nacional era el adecuado para la empresa, por su alcance, funcionalidad, costos, recursos a asignar, entre otros.
Después, hicieron análisis más detallados mediante las demostraciones y escogieron el software internacional, aunque tenía un mayor costo, porque tenía un alcance superior, más funcionalidad y un mejor soporte hacia el futuro de la empresa.
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