En los años 80, una entidad de manejo de Valores procesaba su información en un Service externo y llevó a cabo un proyecto para trasladar el procesamiento de los datos a sus propias oficinas.
La empresa logró trasladar el proceso de los datos a sus oficinas pero no invirtió lo necesario.
El proceso consistía en el envío de los documentos de las transacciones del día a una entidad externa donde realizaban la digitación y el proceso y luego devolvían los documentos y los listados de los resultados.
La empresa quería disponer de un sistema que permitiera hacer el procesamiento de los datos al interior de la misma mediante recursos propios.
El proyecto mejoraba ostensiblemente la seguridad de la información pues los documentos y los datos no saldrían de la entidad.
Este sería el principio y con este aplicativo se iniciaría la implementación de otros procesos.
Iniciaron el proyecto y llevaron a cabo las siguientes actividades:
- Organizar un grupo de trabajo con el liderazgo de la Directora Administrativa y Financiera, un Asesor y el personal de usuarios encargado de la información.
Luego contrataron una persona como Jefe de Sistemas que coordinaría la parte técnica y elaboraría el software requerido. - Evaluaron los requerimientos de información y la forma de iniciar la elaboración de la primera versión del software.
- Estudiaron y decidieron la adquisición de los equipos de cómputo.
Esta labor fue lenta y no fue fácil por los altos costos de los mismos y porque el presupuesto inicial no era suficiente para la configuración diseñada por los técnicos, además, en ese momento no había una buena oferta de equipos en el mercado. - Una vez elaborada la primera versión del software hicieron la capacitación de los usuarios, elaboraron la papelería adecuada, hicieron las pruebas y diseñaron los nuevos procesos.
- Prepararon el traslado de los datos al nuevo sistema e iniciaron el proceso de la migración al nuevo sistema, suspendiendo el servicio externo que operaba hasta el momento.
- Así, la entidad de Valores realizó exitosamente la implementación del sistema para procesar sus datos en sus propias instalaciones y con una infraestructura adecuada a sus necesidades.
Antes de un año invirtieron en una nueva plataforma de hardware y adaptaron el aplicativo.
Consideraciones
- Sin duda, este proyecto no fue fácil de llevar a cabo porque la entidad, los directivos y usuarios no tenían la experiencia requerida en este tipo de iniciativas y aún no eran muy conscientes de la inversión, el alcance del cambio a realizar y del futuro del uso de las tecnologías en la institución.
Por lo anterior, en un principio, le asignaron un presupuesto muy limitado al hardware y software adquiridos en la implementación y por ello fue necesario cambiar esta plataforma antes de dos años y hacer los ajustes en el software aplicativo que habían elaborado. - Con el trabajo realizado, lograron el cambio con buenos resultados y, una vez asimilada la experiencia inicial, los directivos proyectaron en forma más amplia las metas y en los siguientes dos años cambiaron los equipos y reforzaron el grupo de trabajo de técnicos y usuarios.
- Posteriormente, implementaron nuevos aplicativos y mejoraron los procesos de la entidad.
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