Se gastaron la plata y resolvieron mal la necesidad

La solución elegida no cumplía con los requerimientos y fue necesario desarrollarle las localizaciones y las demás funcionalidades para Colombia.

Al principio de los años 90’s un grupo económico de empresas contrató a unos expertos para hacer unos estudios de las opciones para cambiar la tecnología de información existente.

Las empresas eran de varios tipos (comerciales, industria química, industria metalmecánica, entre otras), con complejidades cada una y con altos volúmenes de información.

Los expertos hicieron el análisis y el diseño y le recomendaron al grupo empresarial que considerara la posibilidad de hacer una inversión en un software, de alto nivel, del orden de us$ 1’ (un millón de dólares).

La alta dirección del grupo descartó esta inversión por considerarla desproporcionada y envió a unos técnicos a EEUU a adquirir un aplicativo y compraron uno muy básico por un valor de us$ 20.000 (veinte mil dólares).

Los directivos decían que, desde el punto de vista funcional, no había ninguna diferencia entre sus empresas y las de Estados Unidos.

Compraron un aplicativo en USA, muy básico y por un valor de us$ 20.000 (veinte mil dólares).

Al realizar la implementación, la solución elegida no cumplió con las expectativas de directivos y usuarios, especialmente en los aspectos fiscales, contables, de facturación,  que se llaman las localizaciones colombianas.

Así mismo, el sistema no respondía bien en los temas de abastecimiento, producción y demás.

Por ello fue necesario hacerle las localizaciones y múltiples modificaciones, ajustes y desarrollos adicionales por un valor de varios millones de dólares.

Por lo anterior, para cumplir estos requerimientos, la nueva aplicación requirió un considerable tiempo de espera para ser implementada en la primera empresa y posteriormente en las demás empresas del grupo.

Le desarrollaron las Localizaciones y las necesidades no cubiertas por el software y le invirtieron varios millones de dólares.

Además, después de la implementación, a las empresas les quedó una solución muy básica para afrontar los nuevos requerimientos que exigían los cambios acelerados que se presentaron en los negocios de la época y después de hacer estas inversiones fue necesario cambiar el software por un ERP reconocido.

Consideraciones

• Como es obvio, los directivos tienen la potestad de hacer lo que consideren, sin embargo, en este caso, para tomar la decisión de comprar un software tan básico no era necesario hacer un estudio que requirió mucho tiempo, recursos y dinero.
• Los requerimientos fiscales, contables, de facturación (entre otras características) de los países suramericanos son muy exigentes y los aplicativos internacionales necesitan las adecuaciones necesarias para cumplirlos.
  Estas necesidades se denominan las Localizaciones colombianas y son complejas de resolver, por ello es que un software internacional, sin buenas localizaciones, no puede funcionar en forma adecuada en estos países.
• Además, las empresas colombianas tienen muchas características propias de la región y específicas de las mismas empresas y el software extranjero no las tiene.
• Desarrollarle a la medida a estos aplicativos estas modificaciones y adicionarle las nuevas funcionalidades requeridas es un proyecto que requiere grandes inversiones y una numerosa base instalada que la justifique.
• En este caso no había base instalada porque el sistema sólo lo tenía ese grupo empresarial.

• Después de 5 años cambiaron el sistema, que era muy limitado, por un  verdadero ERP.

• Así mismo, antes de analizar la inversión a realizar, es necesario garantizar que el diseño general del modelo a utilizar en la empresa sea el adecuado.
• Obviamente, para tomar estas decisiones, los directivos deben entender bien las necesidades y las posibles soluciones.
• Después, hay que buscar las mejores soluciones en el mercado y/o diseñar y desarrollar los componentes misionales que no se consigan.

• Obviamente, los directivos deben tener en cuenta los conceptos de los técnicos y expertos y no tomar las decisiones sin escuchar sus opiniones.