Hicieron un paralelo entre los dos sistemas y fue difícil finalizarlo

Querían reemplazar el manejo del modelo existente en Excel por un nuevo sistema y fue difícil y demorado lograr el resultado esperado.

paralelo
Paralelo – El nuevo sistema y el actual 

El paralelo es el doble manejo de la información mediante dos aplicativos.

Cuando se está implementando un nuevo sistema, generalmente hay otro modelo en operación, ya sea un sistema manual, en Excel u otro aplicativo.

Se llama PARALELO a un método utilizado para asegurar que el nuevo sistema reemplace en una forma adecuada al existente.

El paralelo es el doble manejo de la información mediante dos aplicativos que procesan los datos simultáneamente durante un tiempo razonable (ver la gráfica).

En este esquema se busca comparar los resultados del uso de los dos sistemas (nuevo y actual) con el objeto de precisar las diferencias entre ellos para establecer las soluciones más adecuadas y hacer las correcciones.

Según la gráfica, en la fecha de inicio del paralelo, el sistema actual está operando y el nuevo sistema inicia su procesamiento hasta llegar a la fecha final planeada cuando termina el existente; sin embargo, en este esquema, el paralelo entre ambos sistemas continúa hasta la fecha final real en la que termina el paralelo.

Una empresa agroindustrial tenía en operación desde hace muchos años una hoja electrónica en la que manejaban sus lotes de producción; allí registraban los datos diarios de cada lote con todos los detalles.

El proveedor del ERP hizo un desarrollo, a la medida, del módulo de producción y costos, los cuáles son propios de la actividad que desarrolla la compañía.

Y la empresa decidió iniciar un paralelo de ambos modelos de información.

El siguiente es el resumen de los problemas presentados durante el proyecto y el logro final del mismo:

  • En el diseño y la elaboración de los módulos hubo múltiples problemas por la modalidad de contrato, desacuerdos, lentitud, faltó claridad en las expectativas de los usuarios, entre otras.
  • El nuevo sistema fue implementado parcialmente pues dos de los tres submódulos tenían detalles pendientes.
  • Por ello, el sistema anterior, en excel, seguía operando lo que generaba dualidad en la información y reprocesos.
  • Los usuarios no tenían todos los informes esperados y la gerencia participaba pero no lograban concretar el final del proyecto.
  • Posteriormente, el contratista cambió el desarrollador del software y le dieron prioridad al módulo de Planeación el cual era difícil de reemplazar dada la facilidad que ofrecía el excel para este objetivo.
  • El módulo de Costos carecía de parte de la funcionalidad y, además posteriormente, la empresa cambió la filosofía de los mismos.
  • Más adelante, después de 5 años de iniciado el desarrollo y casi 3 de uso del nuevo sistema en paralelo, lograron superar estos obstáculos, el sistema quedó operando completo y el modelo en excel terminó su función.

No es recomendable hacer un paralelo entre el sistema existente y el nuevo modelo.

Consideraciones

  • En general, no es recomendable hacer paralelos entre el sistema existente y el nuevo modelo por el doble manejo operativo, los costos, la actitud de los usuarios, en ocasiones es difícil comparar dos sistemas con diferencias importantes, entre otras.
  • Cuando se está haciendo un paralelo, es conveniente buscar cuanto antes las soluciones a los problemas del nuevo sistema, persistir y suspender el uso del anterior.
  • Si hay un error en la elección del nuevo sistema o le faltan detalles importantes o hay otros problemas de fondo, es mejor suspender el paralelo y solucionar los problemas que obstaculizan el uso del nuevo aplicativo.
    Sin embargo, si el nuevo sistema no opera en la forma esperada por asuntos de fondo, es difícil reiniciar su uso porque un sistema al que el usuario le tiene desconfianza es complicado resucitarlo.
  • Con alguna frecuencia el usuario muestra una resistencia pasiva o evidente para usar el nuevo aplicativo y se apega al sistema existente y en estos casos es necesario escalar a los superiores inmediatos del área para encontrar una solución adecuada según el caso.

Es mejor invertir el tiempo del paralelo en el montaje del nuevo sistema de información.

Referencia

Ver la historia “Fue dificil cambiar el modelo en excel por una aplicacion” en el Blog.

https://mejorarinformacion.com/2018/08/27/fue-dificil-cambiar-el-modelo-en-excel-por-una-aplicacion-1-2/

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