El software definió los procesos (2/2)

Una constructora elaboró un diseño de los procesos y no lo utilizó al momento de implementar un nuevo software ERP.

Como es obvio, la implementación de cualquier nuevo sistema, genera un cambio radical en los procesos de las instituciones.

Y siempre se ha discutido qué va primero (ver la figura):

• El nuevo software o el cambio en la cultura
• Los procesos

Una empresa constructora llevó a cabo un proyecto de mejoramiento de los procesos y con este objetivo conformó un grupo de trabajo, le hizo una capacitación de muy buen nivel, luego el grupo analizó la empresa en el papel y elaboró un diseño de los procesos de la organización.

Posteriormente, se inició un proyecto de gran alcance que consistía en implementar un ERP nacional con todos los módulos para cubrir todas las áreas.

Los grupos de montaje del ERP avanzaron en la implementación y fueron modificando los procesos según las buenas prácticas determinadas por el software y las necesidades de la empresa.

El montaje del ERP avanzó más rápido que el diseño de los procesos.

Por lo anterior, el diseño de los procesos que se había elaborado perdió el sentido.

Finalmente, los consultores y los grupos de mejoramiento de procesos decidieron documentarlos en la forma en que se implementaban los módulos del ERP.

Es decir, la implementación del software definió los procesos.

Consideraciones

• En general, hacer un diseño desde cero (“papel en blanco”) tiene muchos beneficios y es conveniente realizar el ejercicio.
• También es muy importante tener en cuenta la arquitectura de la información de las empresas según el sector institucional, los aplicativos en operación y los nuevos sistemas a implementar.
• La implementación de un nuevo software genera cambios en los procesos y por ello las empresas deberían llevar a cabo un proyecto paralelo de revisión y rediseño de los mismos pues hay una estrecha relación entre ambos.

• Sin embargo, hay que tener cuidado porque la empresa tampoco puede quedar sujeta solamente a lo que el software determine.

• En un buen porcentaje, los aplicativos pueden parametrizarse según las necesidades de las instituciones, sin embargo, prima la parte estándar del software sobre las particularidades de organizacionales.

Referencia

Ver el siguiente texto:

¿Qué es primero? ¿El software o el proceso?

«….  esta falta de definición y seguimiento en el proceso de forma disciplinada hace que una decisión bastante común y hasta cierto punto, normal, es la adquisición de un software “que solucione” los problemas organizativos internos. En muchos de los casos estos sistemas informáticos lo hacen, aunque de forma parcial.»

http://feedbackground.com/es/que-es-primer-el-software-o-el-proces/