Contrataron el ERP y un desarrollo a la medida (2/3)

Una empresa metlamecánica adquirió un sistema ERP internacional y contrató el desarrollo a la medida, con el representante del proveedor, de los requerimientos particulares de los Pedidos de los Clientes y su integración con el software estándar.

Una empresa metalmecánica hizo los estudios de sus necesidades de información y de las soluciones existentes en el mercado y decidió adquirir un sistema ERP internacional.

En la negociación con el proveedor se solicitó el desarrollo a la medida del módulo de gestión de pedidos de los clientes para las ventas rápidas y la fabricación de mostrador (que tienen procesos productivos); sin este desarrollo, el software internacional no podría ser utilizado por la empresa.

A continuación se presentan algunas de las experiencias recogidas en este proyecto:

• En principio, el proyecto ERP era el importante, sin embargo, eran prácticamente dos iniciativas: Implementar el ERP y desarrollar el módulo de Pedidos especial e implementarlo.
• Por ello se inició simultáneamente la parametrización del ERP y la elaboración del módulo.
  La implementación del ERP tenía su riesgo y el desarrollo de módulo también y así el riesgo del proyecto se aumentó.
• Así, el sistema ERP sería alimentado por los datos recogidos de artículos de comercialización y la fabricación por dos medios:
  • El ERP
  • El módulo de pedidos de los clientes
• En la gráfica, la parte izquierda (color amarillo) representa la entrada de datos de los pedidos de clientes, el sistema maneja sus propios datos y accede y lleva información hacia y desde el ERP.
  Luego los pedidos entran al ERP y, en una forma automática, el módulo realiza varios de los procesos que en el ERP se hacen manualmente uno a uno y deja los pedidos listos para que el usuario continúe el proceso.
• El cliente consideraba que pedía lo acordado inicialmente pues el sistema anterior sirvió de modelo y el proveedor evaluó el trabajo a realizar.
  No obstante, el proveedor no analizó en detalle los requerimientos, subestimó la complejidad y ello le implicó un alto sobrecosto.
  El cliente ya sabía lo que podría suceder pues tenía una experiencia con un desarrollo similar en otra plataforma y con interfase a otro ERP.
  Sin duda, no hubo mala fe de las dos partes en la negociación.

Consideraciones

• Las empresas deben diseñar una visión general o macro de sus necesidades y soluciones para posteriormente llevar a cabo, por etapas, la búsqueda en el mercado y/o su adecuado desarrollo y posterior implementación.
• En general, las empresas buscan soluciones verticales integradas o, en algunos sectores donde no existen, es necesario conseguir un ERP que tenga una relación adecuada con un aplicativo propio del negocio suministrado por otro proveedor o, como en este caso, si la solución no existe en el mercado, hay que hacerla desde cero.
• En este caso era obvio contratar el desarrollo con el mismo proveedor del ERP y así se hizo.
  Desde ese punto de vista fue una buena decisión; no obstante, llevarla a cabo fue difícil.
  Un proveedor de software estándar no necesariamente es un buen desarrollador de soluciones a la medida del cliente; es más, ese no es su negocio.
• En una relación cliente-proveedor de software (especialmente cuando se incluyen desarrollos especiales) se necesita mantener siempre una buena comunicación, profesional, respetuosa, franca y directa, tolerante a errores y malos entendidos.
• Cualquier desarrollo de software, por pequeño que parezca, implica un alto costo, tiempo y mucha paciencia, además, su actualización y mantenimiento posterior es un asunto delicado y que requiere buenos proveedores.
• En la implementación hay que hacer pruebas de la solución completa pues siempre estos módulos necesitan más funcionalidad de la esperada y los plazos de tiempo se alargan.
• Una vez el sistema completo está en operación hay que darle mantenimiento a estos desarrollos especiales y cuando el ERP libera nuevas versiones es necesario migrar también estos desarrollos.
  Aunque son necesarios, estos módulos especiales se pueden convertir en un problema para las instituciones.
• Por todo lo anterior, en proyectos que impliquen desarrollo de software no espere ni crea en rebajas, “encimas”, ñapas ó en “pague uno lleve dos”.