¿ Hasta dónde es conveniente segregar excesivamente las funciones ?

Hacerlo es ganar en la seguridad y en los controles, pero también es perder en la atención a los usuarios, aumentar los errores, los tiempos y los costos, entre otros aspectos ?
…. Buscar el equilibrio siempre será difícil.

segregacion de funciones 2
Segregación de funciones

https://vimeo.com/31313361

 

En la gestión organizacional siempre ha existido una política de segregación de funciones, con ella se busca hacer una buena gestión y ejercer un control de los procesos; el propósito es evitar que una persona registre, autorice y mantenga la custodia de los activos.

La gráfica de arriba describe la Segregación de Funciones que busca conseguir un incremento en la seguridad, una reducción costos y mayor rapidez (ver la gráfica de abajo).

La segregación de funciones es obvia y no tiene discusión; no obstante, en la práctica, es frecuente segregar excesivamente los pasos a realizar en varios responsables, en una o varias áreas y, con frecuencia, en diferentes locaciones físicas.

Hay control pero también más riesgo de prestar un mal servicio a los clientes y de aumentar los errores administrativos.

Por lo anterior, estas decisiones de segregación de funciones se toman por aspectos de control o por las competencias de las personas.

Como ejemplo específico, se hace referencia a la siguiente política:

“Buscar las formas más convenientes para realizar el proceso y, simultáneamente, registrar la información evitando la digitación posterior al hecho físico en sí; además, la misma persona debe realizar el proceso y el registro y evitar la transcripción desde documentos y menos por si lo hacen funcionarios diferentes al que realizó el procedimiento. Obviamente, todos los procesos tienen sus riesgos y deben implementarse con los controles adecuados para evitar errores, mala atención a los usuarios y malos manejos”.

Con frecuencia, en las organizaciones también cuestionan este tipo de metodologías porque  los funcionarios no tienen las competencias para usar las nuevas tecnologías.

Este cuestionamiento es real, sin embargo, hoy y siempre será un requisito indispensable confiar en la capacidad de las personas, ellos con un empoderamiento adecuado y una buena capacitación aprenden rápido y se responsabilizan de su labor en una forma integral.

Enseñe a sus usuarios y confíe en su capacidad para usar las herramientas de TI.

Referencia #1

segregacion de funciones 1
Segregación de funciones vs Costos/Tiempos

http://auditoriaycontrolintern0.blogspot.com/2016/09/principios-basicos-de-control.html

 

Referencia #2

Buscar el equilibrio es difícil:

“La vida es como montar en bicicleta; para mantener el equilibrio debes seguir moviéndote” – A. Einstein

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