Fue difícil cambiar el modelo en Excel por una aplicación a la medida

Una empresa del sector agroindustrial usó el Excel durante muchos años para manejar la información de producción y desarrolló una aplicación de producción.

El objetivo del sistema de Producción (tiene otros nombres según la empresa) es manejar la información técnica y una parte de lo financiero de los mismos.

El modelo está elaborado en Excel, por su manejo y por las estrategias son cuadros propios de cada organización, con sus particularidades, que han desarrollado poco a poco y sirven mucho en el día a día, en la planeación de los lotes, análisis de su comportamiento individual y general, entre otros objetivos.

La herramienta es alimentada diariamente en forma manual, en un grupo de celdas determinadas, y con esta base el modelo proyecta, grafica y ofrece la información necesaria para el usuario.

El cuadro en Excel no está integrado con los demás aplicativos existentes en las organizaciones.

Y no es multiusuario (una sola persona le digita la información,varios usan).

Una empresa que manejaba lotes de seres vivos en producción tenía desde hace muchos años la información de producción en una hoja en Excel, por la flexibilidad y por la cantidad de detalles propios de la empresa.

La empresa contrató el ERP con un proveedor que ofrecía Finanzas y Contabilidad, Comercial, Abastecimiento, un módulo básico de CRM, Nómina (ver la gráfica, en color amarillo, en la gráfica), el POS (en verde).

Con otros proveedores especializados contrataron el módulo de Vendedores y Servicios (Móbil) y el de Mantenimiento (en azul) y los integraron con el ERP.

Además, el proveedor del ERP hizo un desarrollo a la medida del módulo para manejar la información de Producción de los seres vivos (en color azul) y para las plantas de proceso utilizó otro módulo de producción del mismo ERP.

En ese momento, los proveedores de los ERP no tenían el sistema especializado en los seres vivos y habían en el mercado muy pocas soluciones comerciales de este aplicativo (de otro fabricante).

Una vez realizada la implementación, en varias etapas, del ERP e integrados todos los módulos, hicieron el montaje del módulo de Producción desarrollado e iniciaron un paralelo con el modelo en Excel que ya tenían.

El módulo a la medida carecía de algunas de las funcionalidades del modelo existente en Excel.

Por ello no lograban desmontarlo, generando desconfianza y un bajo uso del nuevo sistema ya integrado.

Pasaron varios años superando las dificultades para implementar la aplicación de Producción.

Así la empresa quedó con una solución completa, en su gran mayoría del mismo proveedor.

Consideraciones

• Así, después de varios años, el área de Producción obtuvo una buena solución a sus necesidades.

  No obstante, al módulo a la medida no fue posible incorporarle algunas funcionalidades que permanecieron en Excel (como la proyección futura de los Lotes).

• El Excel es una buena herramienta para hacer cálculos numéricos en filas y columnas, visualizar resultados, graficarlos eficazmente y no es propiamente una base de datos.
• Entendiendo las particularidades de cada empresa y las ventajas que tiene la herramienta en Excel para resolver esta necesidad, hoy las compañías deben adquirir un sistema estándar integrado de los existentes en el mercado o en su defecto comprar  un aplicativo especializado en producción e integrarlo al sistema ERP que poseen.

• Así, el sistema transaccional especializado en el agro maneja la información de los lotes y podría utilizar la hoja electrónica como un complemento para lograr algunos beneficios que no tiene el aplicativo específico (la planeación en el tiempo de los lotes por ejemplo).

• Porque, sin duda, hay funcionalidades del Excel que un aplicativo no puede realizar.

  Es que, como en casi todas las cosas en la vida, no es posible tener lo mejor de los dos mundos.

• El beneficio de un sistema estándar elaborado por especialistas con una funcionalidad más amplia, que es utilizado por un buen grupo de empresas compensa los esfuerzos para desarrollar una buena herramienta propia con un cubrimiento corporativo y no de un área de la empresa.

Referencia

Ver la historia “Hicieron un paralelo entre dos sistemas y fue difícil terminarlo” en este Blog.

https://mejorarinformacion.com/2019/02/11/hicieron-un-paralelo-entre-los-dos-sistemas-2-2/