Las inmobiliarias usan un modelo Financiero, en Excel, para apoyar a los Gerentes de Proyectos en su gestión y estos modelos han sido difíciles de reemplazar por una aplicación.
Las inmobiliarias usan el Excel como herramienta debido a la flexibilidad que permite ajustar los detalles propios de cada proyecto y de la empresa.
En la medida en que maduran los conceptos y la herramienta, las empresas le van incorporando criterios más avanzados.
Contiene la información del flujo del dinero de los proyectos, hay muchas versiones del modelo financiero, son muy particulares, por su manejo y sus estrategias, se van elaborando poco a poco, durante años, sirven mucho en el día a día y tienen variados nombres.
En la fase de factibilidad (previa al proyecto), el esquema tiene una matriz que sirve de base para todos los proyectos, a esta matriz se le entran los datos iniciales en sus respectivas celdas y se obtienen los resultados de la factibilidad.
En la fase de ejecución del proyecto realizan la actualización mensual que consiste en digitar manualmente la información del período en un grupo de celdas asignadas, con esos datos el modelo hace los cálculos y así proyectan, grafican y elaboran los reportes.
Los datos que se digitan en la matriz son recogidos de los informes de los sistemas transaccionales y de otras fuentes no transaccionales de la compañía.
Modelo avanzado
En la década del 90, una empresa inmobiliaria hizo un modelo en Excel, utilizando macros, para apoyar a sus Gerentes de Proyectos en su gestión.
Dadas las dificultades para entrenar y capacitar a los gerentes de proyectos, una inmobiliaria desarrolló un modelo de mayor alcance utilizando macros para hacer en forma automática algunos pasos facilitando los procesos y evitando en esa forma que los usuarios tuvieran mucho conocimiento de Excel.
Con ello buscaban unificar la misma herramienta en toda la organización pues, con frecuencia, estos sistemas tienen diferencias según los tipos de proyecto y según el conocimiento y la destreza de los usuarios en el manejo de los conceptos y del Excel, lo que implicaba la existencia de varios modelos en la empresa.
Reemplazar el modelo en Excel básico por un sistema más avanzado no era una tarea fácil pues un programa específico no tiene la misma flexibilidad y hay muchas condiciones especiales que los usuarios requieren.
El desarrollo del modelo fue lento porque era necesario incorporarle la funcionalidad completa, automatizar al máximo los pasos y muchos otros detalles buscando que el sistema cubriera el procesamiento de toda la información de todos los proyectos y que solamente los parámetros variables fueran digitados manualmente en el sistema.
Este sistema fue utilizado por más de cinco años, con el tiempo, el sistema fue creciendo, haciéndose cada vez más grande y más complejo de mantener porque los cambios en las necesidades y en las versiones del Excel y las macros necesitaban actualizaciones requeriendo la intervención de los técnicos lo cual fue imposible porque las personas que las desarrollaron ya no estaban y eso impidió darle mayor duración al modelo.
Consideraciones
- El Excel es una buena herramienta para hacer cálculos numéricos en filas y columnas, visualizar resultados y graficarlos eficazmente pero no es propiamente una base de datos.
- En general, es ideal tener una interfase del modelo en Excel con el ERP pero no es fácil hacerlo automáticamente porque en muchos casos no hay unas reglas definidas.
- Cualquier aplicativo desarrollado internamente en una empresa corre el riesgo de desactualizarse en el tiempo por cuestiones técnicas de la herramienta, de las necesidades o de los técnicos.
Además, es dependiente de quien lo elaboró o le da mantenimiento. - Hoy existen soluciones comerciales a estas necesidades y es conveniente aprovecharlas porque utilizan lenguajes de programación estándar y bases de datos, tienen un grupo de usuarios importante y poseen una funcionalidad adecuada.
Son elaboradas por proveedores especializados (diferentes a los del ERP) que ofrecen el software aplicativo para manejar estos y otros aspectos de los proyectos. -
El beneficio compensa los costos invertidos en la compra de una software comercial.
- Si es necesario, se le pueden adicionar unos complementos con las hojas electrónicas para conseguir mayor flexibilidad.
Referencia
Un ejemplo de una solución de software y servicios para esta actividad es la que ofrece la empresa GERPRO – Estructuración y Gerencia de Proyectos Inmobiliarios – (ver su página Web en la siguiente figura).
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