La empresa tenía una obra civil cuya administración utilizaba un esquema muy particular para manejar los costos en Excel y no usó el aplicativo de la empresa.
El aplicativo de la empresa lo usaban en un buen número de los proyectos de la misma, aunque no era una exigencia hacerlo, por una política gerencial.
La organización brindaba un soporte conceptual y tecnológico de costos y presupuestos para los proyectos que utilizaban el modelo.
El director de la obra que usaba el modelo propio solicitó una visita de los responsables de la tecnología de información a quienes les pidió una opinión al respecto.
Los técnicos hicieron la revisión y después de observar y analizar el sistema y los procesos, encontraron lo siguiente:
- El sistema elaborado en la obra usaba Excel.
- El manejo de los costos se basaba en la gestión del almacén de materiales (se cargan las salidas de almacén al costo de la actividad).
- Allí cada artículo del almacén era una hoja (o archivo), en él registraban en las filas las entradas y las salidas que consumía el proyecto.
- Por lo anterior, al digitar la entrada o salida de almacén para recibir los materiales de los proveedores y despacharlos hacia los sitios de consumo era necesario abrir una hoja (o un archivo) para cada artículo.
- Además, la labor de digitación de la información no la hacía el almacenista sino una persona diferente que procesaba los datos.
- Lo mismo sucedía con el pago de los contratistas y el personal y los demás costos.
Los ingenieros de soporte del sistema de información de las obras le manifestaron sus observaciones al director del proyecto y le ofrecieron la posibilidad de usar el modelo de la empresa.
Finalmente, el director de la obra analizó las opciones y siguió utilizando su propio método.
Consideraciones
- La empresa le ofrecía al director de obra una solución que ya era funcional, con un buen alcance que incluía el almacén, los costos de obra, los contratistas, y otros módulos.
- Sin duda es posible utilizar la hoja electrónica para resolver esta funcionalidad pero es necesario tener un buen conocimiento para hacerlo en forma eficiente pero los responsables de la obra utilizaron en una forma equivocada el modelo en Excel.
El Excel es muy buena herramienta para hacer cálculos numéricos en filas y columnas, visualizar resultados y graficarlos eficazmente.
Sin embargo, la hoja electrónica no es propiamente una base de datos. -
El manejo en Excel de los datos utilizado en la obra implicaba una labor dispendiosa y sujeta a error.
- Dificultaba la elaboración de los reportes de costos, consumos e inventarios, entre otros aspectos.
- Además, los responsables de generar la información fuente eran el almacenista, los maestros de obra, el llevador de tiempo y los ingenieros pero la digitación en el sistema la hacía otra persona.
Este es un error frecuente porque la responsabilidad no está clara entre el que genera la información y el que la digita; por ejemplo, el almacenista realiza la labor física y él mismo debería registrar la información correspondiente.
Es natural que haya errores al digitar los datos en un sistema con base en los documentos elaborados previamente por otras personas.
Esta práctica hoy no existe porque en las transacciones actuales el usuario que realiza la acción física, la registra en el sistema.
Referencia
Ver el texto – 12 Motivos por los que deberías borrar Excel de tu empresa.
La hoja Excel es un rival difícil de batir. En primer lugar, porque su uso está arraigado en el usuario. Siente que lo puede personalizar, configurarlo a su medida.
Es sencilla, le es conocida, se siente cómodo al usarla.
El problema no es de la hoja Excel …el problema es el uso y abuso que se hace de las hojas Excel.
https://www.luisllamas.es/12-motivos-por-los-que-deberias-borrar-excel-de-tu-empresa/
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