Cada loro en su estaca (el Excel vs los sistemas transaccionales)

Los sistemas transaccionales y el Excel son herramientas importantes y útiles en las organizaciones, sin embargo, hay que tener cuidado y usarlas correctamente porque como dice el dicho, “Cada loro en su estaca”.

cada loro en su estaca 1Los usuarios usan el Excel y los sistemas transaccionales según la necesidad, utilizando una analogía de estos dos tipos de herramientas con el sabio dicho popular que dice: “Cada loro en su estaca”.

Sistemas transaccionales: Como su nombre lo dice, estos aplicativos manejan la información de las transacciones de las organizaciones y lo hacen según sector al que pertenecen.

Con ellos se gestionan (crean, cambian, actualizan, borran) los datos de: Las entradas y salidas al inventario, las historias clínicas, los estudiantes-profesores-evaluaciones, la facturación, los ingresos, las cuentas por pagar y por cobrar, los comprobantes contables, la nómina, los POS y todos los demás registros de los movimientos físicos que ocurren en una institución.

Corresponden a la información de los sistemas integrados ERP, los aplicativos misionales, el software de soporte y de las demás herramientas que los procesan en las organizaciones.

Excel: Así mismo, esta hoja electrónica es una herramienta muy útil en todas las actividades empresariales pues es muy versátil, flexible, fácil de aprender, hace operaciones y cálculos, elabora reportes, entre otras muchas facilidades.

Se utiliza en los puestos de trabajo para resolver las necesidades propias del negocio, del área, del control, de la gestión de una actividad.

En general, las empresas usan el Excel como un complemento para manejar dos clases de información:

  • El manejo de datos que no están registrados en las bases de datos de los sistemas transaccionales: Estos datos se digitan manualmente en la matriz.
  • La información que gestionan dichos sistemas: Según la necesidad y los volúmenes, los datos los extraen de las bases de datos de los sistemas y los llevan al Excel para analizarlos allí, mediante reportes y gráficos según los objetivos particulares de los usuarios.
    Hoy los aplicativos permiten a los usuarios llevar los datos directamente al Excel aunque con frecuencia, los técnicos intervienen para extraer y consolidar datos de varias bases de datos.
  • Así, en la práctica, según la necesidad los usuarios mezclan ambas clases de datos.
excel vs sistemas transaccionales.png
Los sistemas de información en las Empresas

Obviamente, el usuario quiere tener lo mejor de los dos mundos:

  • La versatilidad del Excel
  • El manejo de los datos de un aplicativo transaccional

El usuario quiere la versatilidad del Excel y los datos de un aplicativo transaccional.

Sin embargo, aunque es posible conseguir esa funcionalidad, no siempre se puede por razones técnicas, de usuario, de volúmenes, entre otras.

El Excel tiene muchas bondades y características que son conocidas y no es necesario repetirlas aquí pero también tiene inconvenientes si se usa en forma inadecuada porque:

  • Duplican la información de los sistemas transaccionales
  • Las utiliza un solo usuario, no pueden ser usadas por varias personas
  • Manejan información del puesto de trabajo y del área y no son corporativas
  • Se convierten en personales porque pierden su función cuando la persona que las hizo cambia de actividad o sale de la empresa
  • No se documentan y por eso la persona que las recibe de otro tiene dificultades para entenderlas y, en muchos casos, no se vuelven a utilizar, perdiéndose la información existente en ellas
  • Adolecen de problemas de seguridad
  • La convierten en el sistema de información de la empresa

Con base en lo anteriormente expresado, los sistemas transaccionales y el Excel son herramientas importantes y útiles en las organizaciones.

Sin embargo, hay que tener cuidado y usarlas correctamente porque como dice el dicho, “Cada loro en su estaca”.

cada loro en su estaca 2
Cada loro en su estaca

Los usuarios necesitan el apoyo de los técnicos de sistemas de información.

Acción
Es conveniente hacer una gestión permanente del manejo de la información en Excel en las entidades con el objeto de mantener un inventario de cada una de las hojas electrónicas existentes y establecer la pertinencia de su uso.

Revise la información que está en Excel, se llevará muchas sorpresas.

Referencia

Ver el texto – 12 Motivos por los que deberías borrar excel de tu empresa.
La hoja Excel es un rival difícil de batir.
El problema es el uso y abuso que se hace de las hojas Excel.
Como se dice en el gremio, cuando sólo tienes un martillo, de repente todo parecen clavos…..
Más allá de cálculos rápidos o hacer un par de gráficas, no deberíamos tener la necesidad de usar hojas Excel.

El problema es el uso y abuso que se hace de las hojas Excel.

https://www.luisllamas.es/12-motivos-por-los-que-deberias-borrar-excel-de-tu-empresa/

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