El software definió los procesos (1/2)

A finales de los años 90, un grupo empresarial llevó a cabo una iniciativa de gran alcance que consistía en implementar un ERP internacional y durante el proyecto, el montaje del software se le adelantó al mejoramiento de los procesos.

El proyecto comprendía las 7 compañías del conglomerado y, simultáneamente con el montaje del ERP, las empresas contrataron una firma de consultoría (también internacional) para mejorar los procesos y elaborar los manuales correspondientes.

El propósito era manejar los dos proyectos en forma simultánea.

Sin embargo, los grupos de montaje del ERP avanzaban a una velocidad muy superior a la de los equipos de cambio de los procesos, y con el paso del tiempo, esta situación no cambiaba y al contrario, cada vez la distancia entre los grupos aumentaba en lugar de disminuir.

Hubo momentos en que la dirección de los proyectos no sabía qué decisión tomar pues lo consideraba una irregularidad, discutió las opciones con el comité del proyecto pero, por la premura del tiempo, ya no fue posible hacer los correctivos necesarios.

Finalmente, los consultores y los grupos de mejoramiento de los procesos decidieron documentarlos en la forma como se implementaban los módulos del ERP y así el equipo de trabajo de los procesos continuó detrás del grupo del software.

Es decir, la implementación del software definió los procesos.

El valor del contrato de mejoramiento de procesos tenía un costo superior al millón de dólares (valor de finales de los 90’s) y claro, a pesar de la forma como se llevó a cabo, el contrato se pagó en su totalidad a la firma internacional de consultoría.

Consideraciones

• Como es obvio, en la mayoría de los casos, la implementación de una nueva tecnología genera un cambio radical en los procesos de las instituciones y siempre se ha discutido qué va primero: El nuevo software o el cambio en la cultura y los procesos.

• Las empresas deben llevar a cabo un proyecto paralelo de la tecnología y el rediseño de los procesos pues hay una estrecha relación entre ambos.

• Sin embargo, hay que tener cuidado porque la empresa tampoco puede quedar sujeta a lo que el software le determine pues, en parte, los aplicativos pueden parametrizarse según las necesidades de las instituciones.

• Hacer un diseño desde cero (en un “papel en blanco”) tiene muchos beneficios y es conveniente realizar el ejercicio.

• Sin embargo, es muy importante tener en cuenta la arquitectura de la información de las empresas según el sector institucional, los aplicativos en operación y los nuevos sistemas a implementar.

Referencia #1
Ver el texto en este mismo sitio-¿ Qué intervenir primero, los procesos o la tecnología ?https://mejorarinformacion.com/2017/10/09/primero-la-ti-o-los-procesos/

Referencia #2
Ver un texto similar a esta entrada:
¿Primero proceso, o primero tecnologia? Ni lo uno, ni lo otro, sino todo lo contrario
«….Bajo este escenario para diseñar el proceso necesita probar la tecnología antes. Es un problema de huevo o gallina.
La única salida es iterar. Puede hacerlo de la manera tradicional. Comprando rápido la tecnología y sufriendo para implementarla mientras encuentra todos los problemas que no se había dado cuenta que tendría. O demorarse un poco mas en implementar, mientras prueba en un laboratorio para ver como falla en proveer el valor esperado el proceso o la tecnología. Recomiendo lo segundo.»
http://techcetera.co/primero-proceso-primero-tecnologia-lo-uno-lo-sino-lo-contrario/