Al finalizar los años 70, una empresa textil y de confección quería mejorar el servicio al cliente y los procesos y para hacerlo decidió sistematizar la información de los artículos adicionando el color a la referencia-talla.
Inicialmente la organización analizó el conjunto de necesidades de contabilidad, cuentas por pagar, nómina, producción, comercial, inventarios, entre otras.
Los usuarios y técnicos enfocaron sus esfuerzos en realizar una primera fase para resolver las necesidades de inventarios (ejemplo, los kárdex eran manuales), la facturación a los clientes, las cuentas por cobrar, entre otras.
La alta dirección apoyó formalmente la realización del proyecto y los usuarios de los almacenes y los vendedores participaron activamente a pesar de que el trabajo operativo se volvía más exigente.
Los técnicos propusieron la tecnología a utilizar y analizaron, en conjunto con los usuarios, las implicaciones en los procesos, los documentos y los demás aspectos relacionados.
Seleccionaron una empresa reconocida en la ciudad que prestaba los servicios de procesamiento de datos (un Service) y consiguieron un segundo contratista para hacer la digitación; en esa época los usuarios elaboraban los documentos, digitaban los datos en tarjetas perforadas, los procesaban en el Service y se recibían listados y facturas como resultados del proceso.
El Service ofreció la posibilidad de utilizar el software de una de sus empresas socias que era confeccionista y textil.
Y se hizo una negociación muy razonable.
Iniciaron las actividades del proyecto con los aspectos técnicos y el acondicionamiento del software realizado por un programador de la empresa, les hicieron unos cambios sencillos (no de fondo, sólo los títulos y detalles menores), crearon los archivos maestros y adecuaron lo necesario para operar en el Service, entre otras tareas.
Con respecto a las personas y los procesos, fue necesario capacitar el personal, hacer un inventario físico, mejorar el almacenamiento físico de los productos, rediseñar la papelería (ver las gráficas), entre otras actividades.
Querían mejorar el manejo de la información.
Pasaron de la referencia- talla, a hacerlo por referencia-talla-color.
La papelería tenía los colores en las columnas y las tallas en las filas y se invirtió como se ve en las dos figuras.
La matriz (ver la primera figura) muestra la referencia 5410, las tallas Unic, S, M, L, XL, XXL, PEQ (en las columnas) y los colores amarillo, azul, antracita, aqua, azafata, beige, berenjena, bosco y demás (en las filas).
La segunda figura es similar a primera con la Modelo V345VA (referencia), vestido, color Azulon, en tallas 34 a 50 (el color en las filas y las tallas en las columnas).
http://ayainformatica.com/gest-fabricas-software-empresarial-textil-calzado/
Consideraciones
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En este caso, cambiaron las reglas, capacitaron al personal e implementaron la tecnología de la información adecuada.
- Los resultados superaron las expectativas.
- Desde esa época y siempre, hacer un cambio radical en la forma como se hacen los negocios requiere de nuevas tecnologías, nuevos procesos y un cambio cultural.
- El éxito radicó en el apoyo de los directivos que aprobaron el proyecto y la adquisición del software y en los usuarios que estuvieron dispuestos a hacer los esfuerzos para cambiar los procesos y adecuarse al uso de la tecnología.
- En lo técnico, el uso de programas ya probados en otra empresa similar, sin hacerles ningún cambio, aceleró la implementación y así los buenos resultados llegaron rápidamente lo que generó un ambiente de confianza en el uso de la tecnología de la información.
- También hay que resaltar la buena decisión de utilizar el Service elegido pues allí la empresa consiguió la ayuda y el soporte necesario para lograr el objetivo propuesto.
Iniciar en forma aislada y sin la ayuda de nadie un proyecto de larga duración como la implementación de las tecnologías en una empresa de tamaño medio es más difícil. - Usar tecnologías atrasadas y procesos lentos, dispendiosos, sujetos al error hacen que los negocios no tengan la rapidez y la efectividad que hoy son primordiales para cumplir las expectativas de sus públicos.
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