Contrataron el ERP y un desarrollo a la medida (1/3)

Una empresa decidió adquirir un sistema ERP nacional y desarrollar, a la medida y con el mismo proveedor, los requerimientos de producción y costos integrados al software estándar.

Inicialmente la empresa hizo los estudios de sus necesidades y de las soluciones existentes en el mercado para resolver sus requerimientos contables, financieros y comerciales.

Eligieron un ERP que, en ese momento, no tenía el módulo de producción y costos que la empresa necesitaba ni lo había en el mercado y por ello se incluyó en la negociación con el proveedor, el desarrollo a la medida de este módulo el cual es muy propio de la actividad que desempeña la compañía.

En la gráfica, la parte izquierda (color amarillo) representa el sistema de producción el cual maneja datos propios y también datos del ERP.

El ERP (en azul, a la derecha) desempeña su función y comparte información con el módulo especial y éste la utiliza para hacer su función en la forma requerida por los usuarios del mismo.

Contrataron el ERP y un desarollo a la medida.

La implementación del ERP fue muy exitosa en el alcance, los costos, el tiempo y la satisfacción de directivos y usuarios.

No obstante, la decisión de desarrollar el módulo de producción tuvo múltiples dificultades, entre ellas las siguientes:

• Inicialmente el proveedor del ERP ofreció un aplicativo especializado en producción el cual era comercializado por una empresa socia de negocios del proveedor del ERP.
  La estrategia era adaptar dicho software a las necesidades propias de la producción de la empresa.
  Durante el primer año este sistema se parametrizó y ajustó pero el proyecto se abortó al momento de salir en vivo debido al incumplimiento del proveedor asociado.
• Por ello, en el segundo año, el proveedor del ERP inició el desarrollo a la medida según lo convenido en el contrato y ahí perdieron un año de trabajo porque no quedó nada útil de ese esfuerzo.

• El desarrollo a la medida tuvo dificultades.

• Luego de un tiempo considerable, hubo problemas porque el desarrollo no cumplió algunas de las expectativas del cliente, entre ellos los siguientes:
  • El proveedor consideró que el cliente se excedió en los requerimientos lo que implicó un sobrecosto para el contratista.
  • El contratista pidió más dinero por el desarrollo pero el cliente siempre consideró que estaba pidiendo lo acordado inicialmente; posteriormente, éste le reconoció al contratista una suma considerable pero aún así, el módulo no se terminaba.
  • El proveedor se quejaba por la pobre atención que le brindaban los usuarios y también, como es normal, cambió las personas que desarrollaban el software.
  • Además, el proveedor subestimó la complejidad del trabajo a realizar y el cliente no tenía experiencia en un desarrollo a la medida.
• Ambas empresas consideraron que disponer de este aplicativo sería relativamente fácil.
• Sin embargo, en ningún momento hubo mala fe de las dos partes.
• Después, el sistema se implementó parcialmente y tampoco lograba satisfacer las expectativas de los usuarios porque dos de los submódulos quedaron inconclusos.
• Por lo anterior, el sistema anterior (en Excel) seguía funcionando y no se desmontaba, lo que generaba reprocesos y dualidad en la información.
• Afortunadamente, la compañía y el proveedor lograron el objetivo esperado después de varios años de trabajo y de superar estas dificultades.

Consideraciones

• Nota: Estas mismas consideraciones, con algunas obvias diferencias, aplican para otra historia con el mismo nombre,  «Contrataron el ERP y un desarrollo a la medida (2)».

• Sin duda, este desarrollo particular era obvio contratarlo con el mismo proveedor del ERP y así se hizo.

• Desde ese punto de vista fue una buena decisión; no obstante, llevarla a cabo fue difícil y se logró con buenos resultados pero con mucha demora.
• Un proveedor de software estándar no es necesariamente un buen desarrollador de soluciones a la medida del cliente; es más, ese no es su negocio.
• En una relación cliente-proveedor de software (especialmente cuando se incluyen desarrollos especiales) es necesario mantener siempre una buena relación, profesional, respetuosa, franca y directa, con una comunicación en doble vía,  tolerante a errores y malos entendidos.
• Cualquier desarrollo de software, por pequeño que parezca, implica un alto costo, tiempo y mucha paciencia, además, su actualización y mantenimiento posterior es un asunto delicado y que requiere buenos proveedores.
• Los módulos adicionales necesitan más funcionalidad de la esperada y los plazos de tiempo se alargan.
• Obviamente,  después de elaborados, los desarrollos especiales necesitan mantenimiento y este aspecto es crítico.

• Además, cuando el ERP libera nuevas versiones es necesario migrar también estos desarrollos particulares.

• Por lo anterior, los módulos a la medida pueden convertirse en un problema para las instituciones porque ellos pueden impedir la instalación de las nuevas versiones del ERP.
• En general, al hacer una negociación de proyectos que implican un desarrollo de software es mejor no buscar rebaja, “encima”, “ñapa” ó un paquete (“pague uno lleve dos”)
  

  Como casi siempre, en estas negociaciones «no hay almuerzo gratis».

Referencia
Ver la presentación – Conveniencias entre Comprar o Desarrollar un Software a Medida
Publicada por Juan Carlos Giménez Vidal