Qué intervenir primero, los procesos o la tecnología ?

¿ Cuál es el orden adecuado para realizar el mejoramiento ?

Definir cuál es el mejor camino para realizar un cambio en la información y los procesos en una institución depende del caso, de las necesidades, de las prioridades, del estado, del avance, entre otros.

Este dilema puede convertirse en un círculo vicioso pues, con la tecnología existente, se intenta mejorar la cultura y los procesos pero si no es posible conseguir el resultado en la forma y el plazo esperados hay una pérdida de recursos, de tiempo y no se aprovechan esos esfuerzos en otras actividades más productivas.

En ocasiones, las organizaciones hacen ejercicios dispendiosos y detallados en los que elaboran un diseño en el papel de los procesos en una forma independiente de las herramientas de tecnología existentes y de la adquisición de nuevas herramientas.

Esta práctica tiene muchos beneficios pero también genera insatisfacciones porque los ERP y las demás aplicaciones tienen unos modelos muy definidos y parametrizables por cada sector institucional que no coinciden con los procesos diseñados en el papel (ver gráfico, extremo izquierdo).

Un extremo es cambiar los sistemas de información y luego los procesos, el otro es cambiar primero los procesos.

El otro extremo es cuando el nuevo software determina los procesos de la organización  en un 100% y esta forma de intervención es utilizada frecuentemente para hacer un cambio drástico y rápido de los procesos y la cultura (ver gráfico, extremo derecho).

Hay que evitar que la implementación de la tecnología avasalle la gestión de procesos y por eso esta opción no es la más recomendable porque todas las empresas tienen particularidades que los aplicativos no modelan en la forma esperada y necesitan cuidadosas customizaciones y parametrizaciones para cumplir los requerimientos.

Además, realizar un cambio radical en los procesos y la cultura demanda mucho cuidado, tiempo y dedicación y hacerlo atropelladamente genera problemas inmediatos y en el futuro.

Por lo anterior, lo mejor es realizar una buena gestión para llevar a cabo los proyectos de implementación de las nuevas tecnologías en forma simultánea con un análisis y diseño detallado de los cambios en los procesos y en la cultura.
En la práctica, al observar el gráfico, el propósito es buscar un justo medio entre los dos extremos planteados.

Intervenir los sistemas de información y los procesos al mismo tiempo.

Acción
Los grupos de trabajo que llevan a cabo los proyectos están conformados por los directivos, los usuarios, los técnicos, los proveedores y también deben participar activamente las personas que realizan la labor de la gestión de procesos en la organización pues ellos contribuyen con su punto de vista y brindan el soporte necesario para que las iniciativas sean bien implementadas y permanezcan en el tiempo.

Referencia #1
Ver el texto – Las personas, los procesos y la tecnología en la gestión del conocimiento
https://www.heflo.com/es/blog/bpm/personas-procesos-tecnologia/

Referencia #2
Ver en este mismo sitio dos ejemplos:
https://mejorarinformacion.com/2018/06/12/el-software-definio-los-procesos-1/

Referencia #3
Ver el texto:

¿Primero proceso, o primero tecnologia? Ni lo uno, ni lo otro, sino todo lo contrario.

«….Bajo este escenario para diseñar el proceso necesita probar la tecnología antes. Y para complicar el asunto, la tecnología de todas maneras dependerá del proceso. Es un problema de huevo o gallina. La única salida es iterar.»

http://techcetera.co/primero-proceso-primero-tecnologia-lo-uno-lo-sino-lo-contrario/