La Universidad necesitaba una solución para la información académica y no lograba conseguirla, entonces inició un proyecto de BPM para mejorar los procesos pero una oferta cambió la estrategia.
La dirección de la Universidad estudiaba las posibilidades de manejar digitalmente la documentación existente (en papel) de los estudiantes, profesores y el personal administrativo.
La Rectoría y los responsables de la administración y de admisiones y registros, analizaron las opciones y decidieron contratar la implementación de un sistema BPM (Business Process Management) el cual apoyaría a la administración en los procesos y la información digitalizada de la documentación asociada a los mismos, entre otras funcionalidades.
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Aunque hubo dudas porque esta tecnología era nueva en nuestro medio, decidieron adquirir el BPM, como una solución complementaria al débil sistema académico que tenían, definieron las condiciones para firmar el contrato con el proveedor e iniciaron la implementación.
Para lograrlo adquirieron un servidor para alojar el sistema y la información, capacitaron el personal, contrataron unos recursos externos para escanear la documentación de los estudiantes y en cuestión de 3 meses ya estaba digitalizada e indexada la voluminosa cantidad de documentos.
Paralelamente levantaron y analizaron los procesos existentes de inscripción, admisión y registro, asesoría para matrícula, entre otros.
Parametrizaron los nuevos procesos en el sistema BPM, hicieron las pruebas y estaban ajustando los detalles para salir en vivo.
El sistema BPM estaba prácticamente listo.
Aunque hubo algunas dificultades con el software y con el proveedor, la implementación avanzaba a buena velocidad yen ese momento, recibieron un ofrecimiento para cambiar el software académico por una solución web, con buena funcionalidad y a un costo razonable.
Dadas las dificultades que había con el aplicativo en operación, al final del año, la Universidad decidió instalar rápidamente el nuevo sistema académico y suspender el avance del sistema BPM.
Suspendieron la implementación del BPM porque cambiaron el Sistema Académico.
El nuevo sistema académico se implementó con buenos resultados y el proveedor prometió una versión futura que manejaría digitalmente la documentación de los estudiantes y profesores.
Dos meses después hubo un cambio en la administración de la institución y así las cosas, la Universidad quedó con un buen sistema académico y canceló en forma definitiva el proyecto del sistema BPM.
Consideraciones
- La imposibilidad de adquirir un buen aplicativo académico, por no encontrar soluciones asequibles en el mercado obligaba a la implementación de una herramienta que complementara a este aplicativo y escogieron el BPM.
- Al encontrar una solución a la falencia que existía en la parte académica, el escenario cambió y fue necesario replantear el uso del BPM, al menos en forma temporal.
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El proyecto del BPM no lo debieron suspender y los directivos lo hicieron porque se privilegió el sistema académico.
- Siempre hay circunstancias particulares que obligan a suspender una iniciativa que se vislumbra beneficiosa para una institución.
- En realidad no había conflicto entre los dos proyectos y era factible establecer una buena relación con el nuevo sistema.
- En ese momento esta nueva tecnología de BPM estaba iniciando su uso en el país y a lo mejor, la entidad no entendió bien el concepto.
- En general, es mejor ser prudentes y comprar las nuevas tecnologías una vez éstas se consoliden en el mercado y pueda observarse en varios casos de éxito en instituciones similares.
Referencia
Ver el texto – Las tres razones del fracaso de un BPM
1. No adoptar un enfoque escalable
2. No utilizar una metodología de mejora de procesos adecuada y ágil
3. La resistencia al cambio
https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/algunas-razones-las-proyecto-bpm-puede-fracasar/
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